Как провести деловое совещание?

Как провести деловое совещание?

Рабочее совещание – неотъемлемая часть трудового процесса, элемент делового взаимодействия. Являетесь ли вы подчинённым или начальником, вы всё равно выстраиваете диалог. И, так или иначе, вас в деле явно больше двух – одного обмена письмами по электронной почте для решения некоторых вопросов часто не достаточно. Проще говоря, иногда всем нужно встретиться и обсудить план дальнейших действий.

Так что провести деловое совещание – естественный выход. Это и сэкономит ваше время и позволит быть постоянно в тесном контакте с коллективом, по какую бы сторону начальственного стола вы не находились.

Итак, как же провести рабочее совещание правильно?

Разберем по пунктам.

Управление совещаниями с максимальной отдачей

Используя метод совещаний, вы:

  • управляете при помощи обмена информацией;
  • втягиваете в диалог большое число сотрудников (это, кстати, рискованно: расходуется оплачиваемое рабочее время целого коллектива – совещание должно реально стоить этого времени);
  • организовываете совместное действие;
  • вырабатываете общее видение;
  • координируете действия;
  • распределяете ответственность;
  • слышите мнения;
  • и вообще мотивируете сотрудников.

Со временем ваши навыки, отвечающие за управление совещаниями, нарабатываются, отлаживаются и систематизируются.

Совещание всегда выполняет строго определённые задачи, так называемые, смарт-цели.

SMART это:

  • Specific (конкретная);
  • Measurable (измеримая);
  • Achievable/Attainable (достижимая);
  • Relevant (актуальная);
  • Time-bound (с заданным сроком).

 

Правила совещания различных видов

Правила совещания несколько различаются в зависимости от того, к какому из видов принадлежит конкретное совещание. О каких видах совещаний мы можем говорить?

По цели совещания

  • Обучающее (знакомим новичков с основами или повышаем квалификацию старых кадров). В России сейчас оно встречается не так часто. И напрасно – затраты времени на совещания этого вида окупаются чаще прочих.
  • Пояснительное (убеждаем коллектив в верности выбранной тактики). Возможно – но только если это действительно оправдано. То есть крайне редко.
  • Проблемное (определяем проблему, разрабатываем способы её устранения и координируем деятельность специалистов). Главный вопрос, на который вы должны ответить перед ним – не будет ли эффективнее провести все консультации и дать все директивы без созыва совещания.
  • Информационное (обмениваемся информацией о выявленной проблеме и ищем способы её устранения).

По степени подготовки

  • Запланированное совещание.
  • Внеплановое совещание. Многие руководители считают, что если совещание внеплановое и собрано в авральном порядке, то на обычных его элементах вроде регламента или протокола можно не фиксироваться. Однако по факту именно они позволяют структурировать аврал и избежать ненужных временных затрат – и именно их отсутствие задает основные проблемы совещаний такого рода.

По количеству участников

  • Ограниченное (до 5-ти).
  • Расширенное (до 20-ти). Применять с осторожностью.
  • Представительское (20 и более). Посоветую один лайфхак. Для того, чтобы понимать ценность времени таких совещаний, посчитайте среднюю стоимость часа времени его участника (приблизительно так – среднюю зарплату разделить на 168) и умножьте ее на число часов и участников. Например, двухчасовое совещание с участием 25 сотрудников, средняя зарплата которых 35 тысяч рублей, обходится компании в 10 с половиной тысяч. Результат совещания должен окупать эти деньги. Каждое выступление на совещании должно быть четким и оправданным.

В советском прошлом совещания были в основном излишне продолжительными, затянутыми и несли в себе мало полезной информации, часто происходили без повода, были незапланированными и проходили не вовремя.

Сейчас совещания в основном делятся на четыре категории:

  • «те самые» совещания, которые мало изменились с тех пор;
  • мозговые штурмы;
  • планирование решения проблем;
  • информационные.

Некоторые вопросы можно решить и в онлайне, но всё же не все. Живая беседа с начальством – неотъемлемая часть в работе любого коллектива.

Чего требует грамотное ведение совещаний?

  • Способности мотивировать для выполнения поставленной задачи.
  • Умения регулировать ход проведения совещания: направлять диалог, удерживать внимание слушателей, отслеживать регламент.
  • Обобщения всего высказанного в ходе совещания в конце: формулировки выводов, определения текущих задач.
 

Три ключевых этапа совещания

Вы удивитесь, но само совещание – это всего лишь треть работы над ним. И остальные две трети – та, что предшествует ему, и та, что следует за ним, по факту оказываются намного важнее нее.

Подготовка совещания

  • Определяем (формулируем и конкретизируем) цель совещания.
  • Отвечаем на главный вопрос: «можно ли избежать совещания?». Если можно избежать – значит, нужно избежать.
  • Формулируем ожидаемые результаты.
  • Обдумываем количество участников совещания.
  • Определяем повестку дня.
  • Согласовываем время участников.
  • Высылаем приглашения.
  • Подготавливаем выступление.

Проведение совещания

  • Собираемся вовремя (а ведущий приходит заранее!).
  • Представляем себя и других выступающих.
  • Обеспечиваем тишину (все выключаем телефоны и говорим по очереди).
  • Соблюдаем повестку и расписание.
  • Протоколируем совещание.

По окончании совещания

  • Публикуем протокол (согласуясь с выступавшими).
  • Формулируем задачи на будущее (определяем сроки, назначаем ответственного).
  • Выполняем поставленные задачи.

Важно

 

Важно сделать так, чтобы на ваших совещаниях — во всяком случае, на тех, которые предполагают обсуждения — люди не боялись высказать то, что действительно думают. Иначе какой смысл вообще проводить совещания?

 

Помните, что все люди разные, и у каждого человека своё, имеющее право на существование мнение. То, что для вас – истина в последней инстанции, для кого-то другого – нонсенс, будьте готовы к такому повороту событий и не обессудьте.

Может, среди ваших коллег и есть экстрасенсы, но всё-таки мысли лучше передавать вслух, а не методом телепатии.

Уважайте своего собеседника, и сами станете уважаемым собеседником для него. Помните, что в постулате «истина познаётся в споре», главное слово – «истина», а не «спор». И не применяйте метод «я начальник – ты дурак». Как бы сильно не хотелось донести до оппонента свою точку зрения побыстрее. Потому что если вы его применяете — смысл совещания отпадает. С тем же успехом вы могли просто спустить свою директиву сотрудникам.

Как провести рабочее совещание правильно?

  1. Чётко устанавливайте формат совещания – будничный, экстренный, предпраздничный.
  2. Всегда готовьте документированную повестку собрания.
  3. Отсекайте всё лишнее, выносите за рамки совещания.
  4. Повторяйте, проговаривая, услышанное.

Совещание прошло неправильно, если:

  • отсутствовала программа совещания;
  • не была проведена должная подготовка совещания;
  • присутствовало мало или слишком много сотрудников;
  • не соблюдался регламент;
  • не был составлен протокол;
  • не соблюдалась дисциплина.

Как поддержать интерес у слушателей?

  • Предоставляйте больше конкретики и меньше субъективного мнения. Так ваши слова пройдут мимо внутренних фильтров в сознании слушателей.
  • Не спешите сделать каждый вывод самостоятельно. Давайте возможность сделать это коллективу. В первые разы, возможно, они будут притормаживать, но в итоге это даст три преимущества:
  • увеличение мотивации сотрудников (к их мнению прислушались!);
  • восприятие ими выводов совещания как своих, родных;
  • улучшение инициативности сотрудников.

 

Преимущества и недостатки совещаний

Преимущества

  • Руководство может адекватно оценить состояние рабочего процесса.
  • Сотрудники чётко осознают стратегию компании.
  • Согласовывается работа различных отделов фирмы.
  • Оперативно решаются насущные вопросы.

Недостатки

  • При некачественном проведении совещание превратится в набор унылых зазубренных докладов.
  • Нарушается распорядок рабочего дня.
  • При нечётко поставленных задачах совещание не приведёт к какому-либо результату и окажется пустой тратой времени.

Во многих организация руководство не удосуживается лично общаться с сотрудниками, проводить брифинги, совещания и различные мероприятия, считая это пустой тратой времени. Это неправильный подход. Руководство должно знать своих сотрудников в лицо. А сотрудники должны хорошо понимать, какой курс избрали их руководители на будущее. Весь коллектив должен быть одной командой, с общими целями и единым планом.

Ради конструктивного взаимодействия можно и потратить пару часов в неделю, не правда ли?

Как решить, собирать ли совещание?

Совещание стоит провести, если:

  • надо разделить или перераспределить обязанности или ответственность между сотрудниками;
  • надо согласовать и скоординировать действия предприятия, отделов или отдельных лиц;
  • нужно выработать единое мнение коллектива по какому-то важному для предприятия вопросу.

Совещание нельзя проводить, если:

  • вопрос решён “сверху” и не требует дискуссии;
  • на подготовку качественно-проведённого, результативного совещания нет времени;
  • если проблема мелкая и может быть решена в рабочем порядке;
  • проблема чрезвычайно срочная, и её надо решить в единоличном порядке.

Контрольные вопросы для определения необходимости совещания

  • Какая точно цель должна будет достигнута? Цели должны быть сформулированы и записаны.
  • Нужно ли это совещание вообще? Или можно решить эту проблему своими средствами? Или, как минимум, иными средствами?
  • Кто обязан принять участие в совещании, чтобы оно стало целесообразным?
  • Какой инструментарий должен быть задействован?
  • Кто целевая аудитория? Кто именно должен услышать эту информацию?

В чём недостатки общего сбора сотрудников?

Главный недостаток делового совещания – сбивается рабочий режим в организации. Сотрудники перед совещанием взволнованы и не сосредоточены. Ведь совещание – важное мероприятие, и потому сотрудники, так или иначе, отвлекаются, и не могут должным образом выполнять свои прямые обязанности. Снижается трудовая эффективность дня.

То же происходит и после совещания – сотрудники всё ещё обдумывают полученную информацию. А если в течение дня проходит несколько совещаний? Задействованные в них сотрудники точно не справятся со своими служебными обязанностями в этот день. Как минимум, им придётся остаться допоздна, чтобы наверстать упущенное.

Как не вызвать недовольства у подчинённых?

 

Правильно подбирайте время для проведения делового совещания

Собирать коллектив для совещания лучше утром или после обеда. Если провести совещание с утра, то большая часть рабочего дня не будет затронута – сотрудники смогут продолжить выполнить свои обязанности. А обед и так является свободным временем, и может быть раз-другой потрачен вами (не сотрудниками!) на подготовку к совещанию.

Если же в нескольких совещаниях за один день требуется один набор сотрудников, то лучше тогда провести одно совещание утром, а другое – вечером. Тем самым дать сотрудникам возможность полноценно поработать, с толком потратить имеющееся для этого время. Скажем, оставить часов пять между встречами.

 

Ни один нормальный работник не будет рад тому, что вы грубо крадете его время. А если он рад такому развлечению, как совещание — значит, все остальное время он филонит и ему очень скучно.

 

Или же можно ввести традицию ежедневных коротких (минут по 15) совещаний. Допустим, после обеда. Это очень хороший подход, если вы хотите держать своих сотрудников в постоянном рабочем тонусе.

Не тратьте время совещания впустую

Естественно, заранее должно быть определённа продолжительность совещания. Бессмысленно растягивать встречу более, чем на час – участники устанут и не смогут улавливать суть происходящего.

Ограничьте количество докладчиков – человек пять будет достаточно. Лучше пусть выскажется меньшее количество человек, но с более содержательным выступлением.

Если выступающий уходит в пустую демагогию и не говорит больше ничего связного по теме, его доклад прерывается руководителем. Руководитель подводит итог его выступления, подводит итог высказанного и передаёт речь следующему докладчику. Руководитель совещания ответственен за регламент встречи и должен следить за ходом выступлений.

Чётко формулируйте вопросы для совещания

Ответить на накопившиеся вопросы – основная цель совещания. Но докладчик может выстроить своё выступление на совещании лишь на высказываниях субъективного характера. Его речь может быть и эмоциональна и ярка, но сути вопроса так и не коснётся. Чтобы правильно выстроить свою речь надо заранее набросать план выступления – в голове, на бумаге, в планшете – и строго следовать ему, не распыляясь на лишнее.

Заранее освещённое время и тема совещания дадут докладчикам подготовиться к выступлению.

Как распланировать совещание?

Для начала вам нужно задать несколько вопросов себе и ответить на них.

  • ЧТО? – Проблема.
  • КАК? – Варианты решения проблемы.
  • КТО? – Компетентные специалисты.
  • КОГДА? – Сроки решения проблемы.

Проблему и варианты её решения определяем до совещания.

Мероприятие обычно проводится в помещении компании, куда имеют доступ все служащие. Нужно вывесить список сотрудников, чья явка обязательна, чтобы участники совещания могли заранее к нему подготовиться: набросать план, продумать вероятные вопросы и ответы на них.

И, конечно же, всё совещание должно быть запротоколировано.

Официальный протокол совещания состоит из:

  1. Название компании.
  2. Наименование документа.
  3. Дата совещания.
  4. Место проведения совещания.
  5. ФИО председателя совещания и секретаря.
  6. Список присутствующих.
  7. Повестка собрания.
  8. Конспект совещания.
  9. Результаты, подписи участников.

Протокол ведут как в обычном режиме, так и в режиме “смарт”. «Смарт» здесь имеет мало общего с одноименной системой установки целей. В данном случае имеется в виду ведение протокола с зримым отображением его для всех участников в реальном времени. Рассмотрим, в чём отличия.

СТАНДАРТНЫЙ ПРОТОКОЛ СМАРТ-ПРОТОКОЛ
Участники собрания погружены в свои конспекты, и отвлекаются от хода действия совещания Внимание слушателей сосредоточено в одной точке, смарт-доске
Складываются только субъективные выводы Всем ясны объективные итоги совещания
Личное протоколирование в конспектах вымотало всех Участники совещания не отвлекались и ясно поняли план последующих действий
Формулировка повестки совещания размыта и не до конца ясна Повестка визуализирована на смарт-доске, и каждый участник совещания видит то же, что и другой
Долго проходит процесс согласования протокола Моментальное согласование протокола
Несистематизированный контроль выполнения поставленных задач С помощью электронных систем производится чёткий контроль

 

Цель совещания – не совещание

Совещание проведено правильно, если:

  • сотрудникам ясна стратегия компании;
  • ясны возникшие проблемы и способы их устранения;
  • сотрудники обладают достаточными знаниями для дальнейших действий;
  • сотрудники знают, как между ними распределены обязанности и ответственность.

«Совещание ради совещания», которое не стремится к достижению этих целей или стремится к ним чисто декларативно – одна из самых расточительных по отношению к ключевым ресурсам форм командного взаимодействия.

Источник публикации: 
Поделиться:
Аватар пользователя Sergei1
Не в сети

  Всем респект!

  Да. Совещание штука нужная. К нему надо готовиться со всех сторон, всем сторонам участникам.

 Вот только с этим я не согласен. Собирать коллектив для совещания лучше утром или после обеда. После обеда какое может быть совещание? )))) После обеде наступает состояние лёгкой эйфории ))))


Так просто понимать свой рынок, что даже пещерный человек справится!

 
  • с точки зрения управления совещаний больше может быть больше 10 типов,
  • совещание для КС и ОП различаются
  • совещания = использование управленческой методики - типовые мероприятия
Интеллектуальные продажи
Я ничего говорить не буду, а то опять чего-нибудь скажу. В. ЧЕРНОМЫРДИН.
www.sale-buro.ru
www.project-sales.ru

 

Аватар пользователя Sergei1
Не в сети

 Да, Николай. Привет кстати. Да. По содержанию абсолютно разные. Но, всё, как правило толпой проходит. Я правда плохо понял, что такое КС, но не суть. И, что нереально бесило меня, сотрудники из других отделов, ещё советы пытались давать ))) Особенно с похмела ))) Вообще убить был готов )))


Так просто понимать свой рынок, что даже пещерный человек справится!

 

кс - коммерческая служба, там длвольно часто принимают участие не только продажники, но и другие = маркетинг\производство\логистика и т.д.

Интеллектуальные продажи
Я ничего говорить не буду, а то опять чего-нибудь скажу. В. ЧЕРНОМЫРДИН.
www.sale-buro.ru
www.project-sales.ru

 

Аватар пользователя Sergei1
Не в сети

 А. Теперь ясен пень. Я не работал в компаниях, где есть отделы маркетинга. На мой взгляд (могу и ошибаться) ОП и есть всё на свете. И маркетинг и всё, что хочешь )))

 П.С. И вообще, я считаю, что с "геной" надо разговаривать один на один. Конечно, если предприятие огромное, то  с глазу на глаз, сложно. А если средней руки, то "гена" по любому для РОП-а время выберет. ОП, это те, кто на острие атаки! Всё остальное - тыл.  


Так просто понимать свой рынок, что даже пещерный человек справится!

 

совещания - это в большей степени координация, но вариантов масса

Интеллектуальные продажи
Я ничего говорить не буду, а то опять чего-нибудь скажу. В. ЧЕРНОМЫРДИН.
www.sale-buro.ru
www.project-sales.ru