«Хорошее решение – результат опыта. А опыт – результат плохих решений»

Уолтер Ристон

В апреле прошлого года мы запустили на рынок облачный проект Скорозвон для оптимизации телефонных продаж. В основе проекта лежит идея автоматизировать действия менеджера и сэкономить время, которое он тратит на наборе номера, создании писем и т.д. В таком случае у менеджера появляется возможность делать больше звонков.

Но при первых попытках продвижения сервиса, столкнулись с тем, что руководители малого и среднего бизнеса негативно реагируют на само слово автоматизация, многие просто его бояться и буквально блокируют восприятие подобной информации.

Почему большинство руководителей боятся слова «Автоматизация»?

Заблуждение №1. Автоматизация нужна только для крупных компаний

Часто поступают возражения, что автоматизация нужна только крупному бизнесу, небольшие компании справляются и так. Такие аргументы как «у нас менеджеры делают 20 звонков в день, им не нужна автоматизация» или «у нас маленькая компания, нам нечего автоматизировать» встречаются чаще всего. Получается, если в отделе продаж работает условно три человека, то и автоматизировать процесс работы не нужно. 

Заблуждение. Во-первых, клиентская база постоянно растет независимо от количества менеджеров. Данные о клиентах нужно систематизировать, чтобы уменьшить риск потери – часто менеджеры записывают информацию и комментарии во время разговора в блокноты, где она благополучно забывается и теряется. А информация о клиенте в работе продажника это одна из основных ценностей.

Во-вторых, 20 звонков в день – это далеко не предел для менеджера. За счет автоматизации можно добиться увеличения продаж без найма дополнительных сотрудников. Оптимизация процесса работы дает возможность менеджерам экономить время и совершать больше успешных сделок за то же время.

Заблуждение №2. Автоматизация - это слишком дорого

Многие руководители считают если им предлагают что-то автоматизировать, то это априори будет стоить дорого. Использовать в работе базу в excel, блокнот и мобильный телефон для обзвона может быть и дешево, но не выгодно для бизнеса.

– менеджер тратит много времени на подготовку к звонку, работая с контактами в excel.

– Во время звонка менеджер записывает информацию на бумагу, которую нужно заносить в базу после звонка и делает двойную работу.&

– Для каждого клиента менеджер готовит письмо с коммерческим предложением и тратит на это около 10 % рабочего времени.

– При работе со стационарным/мобильным телефон значительную часть времени тратит на сам набор номера.

Если посчитать, сколько на таких мелочах менеджер теряет времени, то в лучшем случае это будет 50%. Автоматизация звонков, отправки писем и ведения базы позволяет в разы сократить это время. 

К тому же облачные решения не требуют установки и покупки оборудования, а некоторые, как например, Скорозвон, позволяют сократить расходы даже на аренду помещений - менеджеры работают дистанционно.

Заблуждение №3. У нас уже налажена работа

Многие считают, что если они один раз наладили работу отдела продаж, то она останется на высоком уровне. К сожалению, проблемы возникают всегда, главное вовремя их увидеть. Чем раньше выявляешь проблему, тем безболезненнее можно ее решить.

Автоматизация работы менеджеров позволяет в режиме онлайн контролировать работу и мгновенно реагировать на отклонения. Анализировать результаты звонков можно с помощью отчетов, статистик и записей разговоров.

Итак, для чего нужна автоматизация в отделе продаж?

1. Систематизировать клиентскую базу и обеспечить сохранность данных

Вся работа с клиентом фиксируют в базе, что исключает потерю важных данных, чего не может обеспечить бумажный носитель. Поэтому во время разговора менеджер быстро может найти нужную информацию о клиенте и правильно построить разговор. Всю информацию о контактах, звонках и комментарии можно выгружать в excel.

2. Анализировать текущую ситуацию в продажах 

С помощью отчетов, которые формируются автоматически и постоянно обновляются в процессе рабочего дня можно контролировать все стадии совершения продаж. Это позволяет вовремя заметить проблему и среагировать.

3. Повысить уровень продаж

От отношения работодателя к сотруднику зависит многое и часто главное – результативность и отдача работе. Если удобно построить процесс работы, то менеджер сам сможет повышать результаты. Автоматизация, которая позволяет экономить время и трудозатраты, например, на подготовку к звонку, может улучшить результаты работы. У менеджера просто появляется время для того, чтобы сделать больше звонков и соответственно повысить шансы на осуществление успешной сделки. 

4. Сократить расходы на организацию продаж

Saas-проекты автоматизации бизнес-процессов не требуют средств на внедрение. Отсутствие программного обеспечения дает возможность экономить время установке и запускать сервис в работу в течение нескольких часов. Некоторые облачные решения позволяют запустить продажи даже без аренды офиса.

Как Скорозвон автоматизирует процесс продаж?

Сервис объединяет в себе ключевые действия менеджера. Он позволяет вести историю общения с клиентом в карточке контакта, звонить из карточки и отправлять e-mail. За счет этого менеджеру не нужно постоянно переключаться для работы в нескольких программах, его работа становится удобной.

В сервисе реализована функция автонабора номера, то есть менеджер звонит, общается с клиентом, отправляет коммерческое предложение и фиксирует результат (например, отказ, заинтересован и т.д.). После этого автоматически начинается набор номера следующего контакта. Таким образом, менеджер экономит время и может делать больше звонков.

Также есть возможность автоматической отправки письма из карточки клиента. Отмечу, что не массовая рассылка, а именно автоотправка письма. Чтобы менеджер не тратил время на создание и редактирование писем для отправки клиентам, в Скорозвоне есть возможность заранее создать коммерческое предложение. Из карточки клиента его очень просто можно отправить во время разговора буквально одним кликом - в текст автоматически подставится Имя и Отчество клиента и оно уходит.

Автоматизирован и контроль работы. Отчеты обновляются онлайн, в них отображается вся информация о звонках менеджеров. Все разговоры через сервис записываются, их можно прослушать и сохранить.  

Таким образом, автоматизация продаж помогает подниматься на новую ступень развития малому и среднему бизнесу, а автоматизация с помощью saas-решений делает это еще и выгодно.