Неяскина Жанна

Организация события (семинара, тренинга, мастер-класса) – мощный инструмент в руках профессионала. Во-первых, это отличный способ выстроить очередь из новых клиентов во все времена – несезон, кризис и пр. Во-вторых, это уникальный способ получения обратной связи (фидбек) на любой живо интересующий вас вопрос, например, о новой услуге, товаре, тестируемом продукте. В-третьих, можно сформулировать микс целей и продумать, как наилучшим образом все воплотить в жизнь.

Для тех, кто считает, что любые мероприятия стали обычным делом и проходят десятками каждую неделю, сообщаем, что стоит пересмотреть свои взгляды. Причин тому множество. При грамотном подходе проведение event с использованием конференц-услуг может, действительно, существенно улучшить продажи в бизнесе, повысить лояльность и установить личные связи с гостями.

Как этого добиться? Устраивайтесь поудобнее и читайте внимательно.

В любой деятельности есть свои законы и правила, конференц-услуги не исключение. Если применять их с умом – можно достичь впечатляющих результатов.

Поделимся с вами накопленным опытом в виде 7 главных напоминалок при организации обучающих и презентационных мероприятий.

1.     Формат

Традиционные тренинги и семинары уже никого не привлекают. Используйте и придумывайте новые форматы мероприятий, которые сами по себе являются преимуществом и хорошо продаются.

Примеры:

·         бизнес-завтрак со «звездой»,

·         мастер-класс с фотосессией,

·         тренинг с vip-фуршетом,

·         семинар-встреча для любимых клиентов

             Чтобы проводить подобные мероприятия, необходимо заранее узнать возможности площадки, выяснить в деталях каким образом будет предоставляться та или иная услуга. Чаще всего подобным форматам соответствуют отели с полным комплексом требуемого функционала.

2.     Помещение, подбор конференц-зала

На этом важном пункте остановимся поподробнее. Первое правило: больше заплатишь – больше получишь. Как это работает в жизни? Отели с ценовой политикой выше среднего предлагают в принципе стандартные пакеты конференц-услуг за те же деньги, что и трехзвездочные гостиницы. В первом варианте по соотношению цена/качество все будет более выигрышным: хорошее расположение, просторный зал, полноценный гардероб, удобные стулья, вежливый обслуживающий персонал, вкусный кофе и т.д.

На какие критерии отбора конференц-пакета стоит обратить внимание:

·         место нахождения,

·         наличие паркинга,

·         площадь зала (просторный зал лучше, чем маленький, в нем элементарно воздуха больше – особенно если предстоит провести в нем минимум 6 часов),

·         наличие ресторана для фуршетов, баров – для кофе-брейков,

·         статус место проведения,

·         удобные стулья (наличие индивидуальных столиков для ведения записей)

·         большой экран, техническое оснащение

·         дополнительный сервис (например, улыбающийся сотрудник отеля встречает и провожает ваших участников к месту регистрации)

3.     Зона регистрации

Краткий чек-лист:

1)     большой удобный стол или составной из нескольких

2)     задник с названием мероприятия и логотипами партнеров (в конце мероприятия его удобно использовать для фото-сьемки участников с представителями компании)

3)     стулья, чтобы присесть во время регистрации

4)     точка продажи ваших товаров/услуг (пробуйте обязательно, обычно раскупают все подчистую)

5)     пакет участника с обязательным регламентом мероприятия

6)     стойка с бесплатными материалами

4.     Питание

Чем выше рейтинг площадки, тем лучше предлагаемая кухня. Даже самый бюджетный обед будет качественно приготовлен из свежих продуктов. Угощения для участников – это весомая статья расходов, но лучше предложить гостям легкие фуршеты, кофе-брейки с выпечкой, чем не дать упасть репутации организатора мероприятия. Давно известно, что даже короткие пресс-конференции имеют больший резонанс, если есть в программе угощения.

5.     Для спикера

Любой выступающий скажет вам спасибо за:

-          большой стол для материалов, ноутбука, книг, раздаток

-          высокий стул (сейчас в моде барные стулья, чтобы можно было полуприсесть во время проведения семинара)

-          профессиональный микрофон

-          пару бутылок питьевой воды и стакан

-          помощь технического специалиста для подключения и тестирования техники

-          новый набор маркеров и других атрибутов для флип-чарта

-          дополнительный ноутбук на случай форс-мажора

6.     Для участников

Каждый оценит вашу предусмотрительность, если обнаружит:

-          бутылку с питьевой водой, особенно летом

-          ручки, блокноты для записей

-          стол с полезными мелочами: корпоративные сувениры, визитки, сезонные угощения)

-          зону wi-fi  со скоростным интернетом

7.     Сюрприз

Поставьте себе задачу удивить участника, вы же хотите запустить сарафанное радио, поэтому пользуйтесь возможностью. Удивите гостя приятным сюрпризом после завершения мероприятия и лучше, если он сможет это взять с собой. Обычно люди не задерживаются и расходятся очень быстро – учитывайте этот момент.

Применяйте прочитанные фишки, относитесь к участникам с уважением, проявляйте знаки внимания, и у вас обязательно получится организовать и провести выдающуюся конференции, которая запомнится надолго.

Материал подготовлен проектом "Деловые бестселлеры"