Поляков Сергей
Если Вы руководитель, то время от времени у Вас появляются проекты. Они бывают разной важности и разных размеров. Но каждый из них начинается с одной единственной целью – добиться поставленного результата.
О «Проджект Менеджменте» написаны десятки, сотни книг. И в каждой из них десятки, сотни страниц. Когда же найти время, чтобы освоить эту премудрую науку? Вам же надо управлять отделом продаж. А директор подсунул Вам «свинью», вернее небольшой проект.
Я понимаю, что прочитав одну статью сложно стать ассом «Project Management». Но каждый проект, не зависимо от его размера, имеет 10 основных этапов («Золотых правил»). Узнав их и последовательно выполняя, Вы обязательно достигнете поставленной цели. Я Вам обещаю. Что же это за 10 «чудо» этапов?
Никаких чудес. Они просты и логичны.
1.Этап – ЧЕТКАЯ ПОСТАНОВКА ЦЕЛИ.
Прежде всего необходимо четко определить цель проекта. Сделать это необходимо письменно. Цель должна быть зафиксирована 3 раза:
- первый раз необходимо записать цель в одном предложении. Если Вы не можете выразить цель в одном предложении, значит она еще четко не определена.
- ниже запишите (отдельным абзацем) цель в нескольких предложениях. Здесь уже необходимо включить несколько ключевых показателей достижения цели.
- и третий раз – это уже свободное изложение цели проекта на одном листе. Что-то наподобие небольшого рекламного текста.
2.Этап – ОПРЕДЕЛИТЕ «ХОЗЯИНА» ПРОЕКТА.
Определите человека, который будет полностью! 100%, отвечать за проект. Соответственно у него должны быть соответствующие полномочия.
Помните народную мудрость: « У семя нянек, дитя без глаза». Так это про «Проект Менеджмент»!
3.Этап – СОСТАВЬТЕ СПИСОК ЗАДАЧ , ПОДЛЕЖАЩИХ ВЫПОЛНЕНИЮ.
Необходимо:
- Весь проект должен быть разбит на этапы.
- Как минимум первый этап должен быть расписан на конкретные действия с полной детализацией
- Для остальных действий пропишите основные действия
- Составьте список: необходимых ресурсов, необходимых навыков у сотрудников, временных рамок для заданий, финансовые сметы)
4.Этап – РАСПРЕДЕЛИТЕ СВОИ ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ
Необходимо:
- к каждой задаче привязать конкретного человека
-проверить может/хочет каждый из назначенных сотрудников выполнить свою работу
-проверить нет ли у каждого работника «накладок» по времени.
5. Этап – УСТАНОВИТЕ «ДОПУСК» НА ОШИБКИ.
Я неоднократно слышал одну мудрость по поводу Проектов: «Прежде чем подавать Боссу уже готовый проект, сядь и внеси некоторые изменения. Затраты умножь на 1,5, а прибыль раздели на 2».
Поверьте, что-то обязательно пойдет не так. Вы просто обязаны «заложиться» на риски. Разумно будет добавить 15-20%.
Как правило «непредвиденные» обстоятельства появляются в:
- дате сдачи проекта
- его качественных показателях
- необходимом обьеме работ
- финансовых затратах
Добавьте 15-20% и Вам будет чуть спокойней.
6.Этап – ИСПОЛЬЗУЙТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЙ СТИЛЬ РУКОВОДСТВА.
С каждым из ваших работников у Вас может быть 5 вариантов ситуации:
- может выполнить работу и хочет ее выполнить
- может выполнить работу, но Вы не уверены на 100%, что хочет
- может выполнить (есть навык), но не хочет
- может выполнить работу, но только после обучения
- не может выполнить работу.
Для каждого используйте индивидуальный стиль руководства:
Первый – Ваш идеальный вариант. Тратьте на него минимум своего времени. Предоставьте ему максимум свободы. Контролируйте его лишь изредка.
Второй – мягко контролируйте их. В жестких действиях нет необходимости.
Третий – у Вас проблема, которую необходимо решить. Или переубедить или расставаться.
Четвертый – хороший инструктаж, обучение. А затем мягкий контроль
Пятый – не тратьте время и деньги. Расставайтесь.
7.Этап – СОЗДАЙТЕ СИСТЕМУ КОНТРОЛЯ ЗА ХОДОМ ПРОЕКТА
Вам необходимо в текущем режиме постоянно контролировать ( в течении каждого рабочего дня):
- завершающиеся на данную дату дела
- начинающиеся сегодня дела (задачи)
- состояние задач находящихся в работе, которые уже начаты, но еще не заканчиваются сегодня.
8.Этап – ДАВАЙТЕ СОТРУДНИКАМ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ
Вы просто обязаны создать систему «обратной связи». Регулярно составляйте отчет о ходе работ проекта и предоставляйте его заинтересованным лицам.
Отчет может иметь несколько уровней деталицации:
Первый уровень – Буквально пара предложений. Мы в графике или нет?
Второй уровень - Основные показатели проекта
Третий уровень – Свободное изложение ситуации.
9.Этап – ПОВТОРЕНИЕ ЭТАПОВ 1-8 ДО НАСТУПЛЕНИЯ ЭТАПА 10.
10.Этап – ОКОНЧАНИЕ ПРОЕКТА.
Проект завершен. Но еще не для Вас. Проанализируйте все произошедшее и запишите:
- были ли изменения в проекте?
- если да, то в каких областях?
- по какой причине
- что было сделано хорошо?
- что можно было сделать лучше?
- какие уроки можно извлечь из этого проекта?
Вы устали и хотите отдохнуть? Поверьте, последней этап не менее важен чем первый.
Это же не последний Ваш проект! Я в это верю!
Вот и всё. Мы прошли все 10 этапов «Проект Менеджмента». Что можно еще добавить? Да пожалуй, ничего… кроме сотен книг на эту тему. Но все начинается с фундамента. А на хорошем фундаменте уже можно возводить всё что захочется.
Придерживайтесь 10 этапов и мастерство придет.
С уважением,
Сергей
