Как провести деловое совещание?

Как провести деловое совещание?

Рабочее совещание – неотъемлемая часть трудового процесса, элемент делового взаимодействия. Являетесь ли вы подчинённым или начальником, вы всё равно выстраиваете диалог. И, так или иначе, вас в деле явно больше двух – одного обмена письмами по электронной почте для решения некоторых вопросов часто не достаточно. Проще говоря, иногда всем нужно встретиться и обсудить план дальнейших действий.

Так что провести деловое совещание – естественный выход. Это и сэкономит ваше время и позволит быть постоянно в тесном контакте с коллективом, по какую бы сторону начальственного стола вы не находились.

Итак, как же провести рабочее совещание правильно?

Разберем по пунктам.

Управление совещаниями с максимальной отдачей

Используя метод совещаний, вы:

  • управляете при помощи обмена информацией;
  • втягиваете в диалог большое число сотрудников (это, кстати, рискованно: расходуется оплачиваемое рабочее время целого коллектива – совещание должно реально стоить этого времени);
  • организовываете совместное действие;
  • вырабатываете общее видение;
  • координируете действия;
  • распределяете ответственность;
  • слышите мнения;
  • и вообще мотивируете сотрудников.

Со временем ваши навыки, отвечающие за управление совещаниями, нарабатываются, отлаживаются и систематизируются.

Совещание всегда выполняет строго определённые задачи, так называемые, смарт-цели.

SMART это:

  • Specific (конкретная);
  • Measurable (измеримая);
  • Achievable/Attainable (достижимая);
  • Relevant (актуальная);
  • Time-bound (с заданным сроком).

 

Правила совещания различных видов

Правила совещания несколько различаются в зависимости от того, к какому из видов принадлежит конкретное совещание. О каких видах совещаний мы можем говорить?

По цели совещания

  • Обучающее (знакомим новичков с основами или повышаем квалификацию старых кадров). В России сейчас оно встречается не так часто. И напрасно – затраты времени на совещания этого вида окупаются чаще прочих.
  • Пояснительное (убеждаем коллектив в верности выбранной тактики). Возможно – но только если это действительно оправдано. То есть крайне редко.
  • Проблемное (определяем проблему, разрабатываем способы её устранения и координируем деятельность специалистов). Главный вопрос, на который вы должны ответить перед ним – не будет ли эффективнее провести все консультации и дать все директивы без созыва совещания.
  • Информационное (обмениваемся информацией о выявленной проблеме и ищем способы её устранения).

По степени подготовки

  • Запланированное совещание.
  • Внеплановое совещание. Многие руководители считают, что если совещание внеплановое и собрано в авральном порядке, то на обычных его элементах вроде регламента или протокола можно не фиксироваться. Однако по факту именно они позволяют структурировать аврал и избежать ненужных временных затрат – и именно их отсутствие задает основные проблемы совещаний такого рода.

По количеству участников

  • Ограниченное (до 5-ти).
  • Расширенное (до 20-ти). Применять с осторожностью.
  • Представительское (20 и более). Посоветую один лайфхак. Для того, чтобы понимать ценность времени таких совещаний, посчитайте среднюю стоимость часа времени его участника (приблизительно так – среднюю зарплату разделить на 168) и умножьте ее на число часов и участников. Например, двухчасовое совещание с участием 25 сотрудников, средняя зарплата которых 35 тысяч рублей, обходится компании в 10 с половиной тысяч. Результат совещания должен окупать эти деньги. Каждое выступление на совещании должно быть четким и оправданным.

В советском прошлом совещания были в основном излишне продолжительными, затянутыми и несли в себе мало полезной информации, часто происходили без повода, были незапланированными и проходили не вовремя.

Сейчас совещания в основном делятся на четыре категории:

  • «те самые» совещания, которые мало изменились с тех пор;
  • мозговые штурмы;
  • планирование решения проблем;
  • информационные.

Некоторые вопросы можно решить и в онлайне, но всё же не все. Живая беседа с начальством – неотъемлемая часть в работе любого коллектива.

Чего требует грамотное ведение совещаний?

  • Способности мотивировать для выполнения поставленной задачи.
  • Умения регулировать ход проведения совещания: направлять диалог, удерживать внимание слушателей, отслеживать регламент.
  • Обобщения всего высказанного в ходе совещания в конце: формулировки выводов, определения текущих задач.
 

Три ключевых этапа совещания

Вы удивитесь, но само совещание – это всего лишь треть работы над ним. И остальные две трети – та, что предшествует ему, и та, что следует за ним, по факту оказываются намного важнее нее.

Подготовка совещания

  • Определяем (формулируем и конкретизируем) цель совещания.
  • Отвечаем на главный вопрос: «можно ли избежать совещания?». Если можно избежать – значит, нужно избежать.
  • Формулируем ожидаемые результаты.
  • Обдумываем количество участников совещания.
  • Определяем повестку дня.
  • Согласовываем время участников.
  • Высылаем приглашения.
  • Подготавливаем выступление.

Проведение совещания

  • Собираемся вовремя (а ведущий приходит заранее!).
  • Представляем себя и других выступающих.
  • Обеспечиваем тишину (все выключаем телефоны и говорим по очереди).
  • Соблюдаем повестку и расписание.
  • Протоколируем совещание.

По окончании совещания

  • Публикуем протокол (согласуясь с выступавшими).
  • Формулируем задачи на будущее (определяем сроки, назначаем ответственного).
  • Выполняем поставленные задачи.

Важно

 

Важно сделать так, чтобы на ваших совещаниях — во всяком случае, на тех, которые предполагают обсуждения — люди не боялись высказать то, что действительно думают. Иначе какой смысл вообще проводить совещания?

 

Помните, что все люди разные, и у каждого человека своё, имеющее право на существование мнение. То, что для вас – истина в последней инстанции, для кого-то другого – нонсенс, будьте готовы к такому повороту событий и не обессудьте.

Может, среди ваших коллег и есть экстрасенсы, но всё-таки мысли лучше передавать вслух, а не методом телепатии.

Уважайте своего собеседника, и сами станете уважаемым собеседником для него. Помните, что в постулате «истина познаётся в споре», главное слово – «истина», а не «спор». И не применяйте метод «я начальник – ты дурак». Как бы сильно не хотелось донести до оппонента свою точку зрения побыстрее. Потому что если вы его применяете — смысл совещания отпадает. С тем же успехом вы могли просто спустить свою директиву сотрудникам.

Как провести рабочее совещание правильно?

  1. Чётко устанавливайте формат совещания – будничный, экстренный, предпраздничный.
  2. Всегда готовьте документированную повестку собрания.
  3. Отсекайте всё лишнее, выносите за рамки совещания.
  4. Повторяйте, проговаривая, услышанное.

Совещание прошло неправильно, если:

  • отсутствовала программа совещания;
  • не была проведена должная подготовка совещания;
  • присутствовало мало или слишком много сотрудников;
  • не соблюдался регламент;
  • не был составлен протокол;
  • не соблюдалась дисциплина.

Как поддержать интерес у слушателей?

  • Предоставляйте больше конкретики и меньше субъективного мнения. Так ваши слова пройдут мимо внутренних фильтров в сознании слушателей.
  • Не спешите сделать каждый вывод самостоятельно. Давайте возможность сделать это коллективу. В первые разы, возможно, они будут притормаживать, но в итоге это даст три преимущества:
  • увеличение мотивации сотрудников (к их мнению прислушались!);
  • восприятие ими выводов совещания как своих, родных;
  • улучшение инициативности сотрудников.

 

Преимущества и недостатки совещаний

Преимущества

  • Руководство может адекватно оценить состояние рабочего процесса.
  • Сотрудники чётко осознают стратегию компании.
  • Согласовывается работа различных отделов фирмы.
  • Оперативно решаются насущные вопросы.

Недостатки

  • При некачественном проведении совещание превратится в набор унылых зазубренных докладов.
  • Нарушается распорядок рабочего дня.
  • При нечётко поставленных задачах совещание не приведёт к какому-либо результату и окажется пустой тратой времени.

Во многих организация руководство не удосуживается лично общаться с сотрудниками, проводить брифинги, совещания и различные мероприятия, считая это пустой тратой времени. Это неправильный подход. Руководство должно знать своих сотрудников в лицо. А сотрудники должны хорошо понимать, какой курс избрали их руководители на будущее. Весь коллектив должен быть одной командой, с общими целями и единым планом.

Ради конструктивного взаимодействия можно и потратить пару часов в неделю, не правда ли?

Как решить, собирать ли совещание?

Совещание стоит провести, если:

  • надо разделить или перераспределить обязанности или ответственность между сотрудниками;
  • надо согласовать и скоординировать действия предприятия, отделов или отдельных лиц;
  • нужно выработать единое мнение коллектива по какому-то важному для предприятия вопросу.

Совещание нельзя проводить, если:

  • вопрос решён “сверху” и не требует дискуссии;
  • на подготовку качественно-проведённого, результативного совещания нет времени;
  • если проблема мелкая и может быть решена в рабочем порядке;
  • проблема чрезвычайно срочная, и её надо решить в единоличном порядке.

Контрольные вопросы для определения необходимости совещания

  • Какая точно цель должна будет достигнута? Цели должны быть сформулированы и записаны.
  • Нужно ли это совещание вообще? Или можно решить эту проблему своими средствами? Или, как минимум, иными средствами?
  • Кто обязан принять участие в совещании, чтобы оно стало целесообразным?
  • Какой инструментарий должен быть задействован?
  • Кто целевая аудитория? Кто именно должен услышать эту информацию?

В чём недостатки общего сбора сотрудников?

Главный недостаток делового совещания – сбивается рабочий режим в организации. Сотрудники перед совещанием взволнованы и не сосредоточены. Ведь совещание – важное мероприятие, и потому сотрудники, так или иначе, отвлекаются, и не могут должным образом выполнять свои прямые обязанности. Снижается трудовая эффективность дня.

То же происходит и после совещания – сотрудники всё ещё обдумывают полученную информацию. А если в течение дня проходит несколько совещаний? Задействованные в них сотрудники точно не справятся со своими служебными обязанностями в этот день. Как минимум, им придётся остаться допоздна, чтобы наверстать упущенное.

Как не вызвать недовольства у подчинённых?

 

Правильно подбирайте время для проведения делового совещания

Собирать коллектив для совещания лучше утром или после обеда. Если провести совещание с утра, то большая часть рабочего дня не будет затронута – сотрудники смогут продолжить выполнить свои обязанности. А обед и так является свободным временем, и может быть раз-другой потрачен вами (не сотрудниками!) на подготовку к совещанию.

Если же в нескольких совещаниях за один день требуется один набор сотрудников, то лучше тогда провести одно совещание утром, а другое – вечером. Тем самым дать сотрудникам возможность полноценно поработать, с толком потратить имеющееся для этого время. Скажем, оставить часов пять между встречами.

 

Ни один нормальный работник не будет рад тому, что вы грубо крадете его время. А если он рад такому развлечению, как совещание — значит, все остальное время он филонит и ему очень скучно.

 

Или же можно ввести традицию ежедневных коротких (минут по 15) совещаний. Допустим, после обеда. Это очень хороший подход, если вы хотите держать своих сотрудников в постоянном рабочем тонусе.

Не тратьте время совещания впустую

Естественно, заранее должно быть определённа продолжительность совещания. Бессмысленно растягивать встречу более, чем на час – участники устанут и не смогут улавливать суть происходящего.

Ограничьте количество докладчиков – человек пять будет достаточно. Лучше пусть выскажется меньшее количество человек, но с более содержательным выступлением.

Если выступающий уходит в пустую демагогию и не говорит больше ничего связного по теме, его доклад прерывается руководителем. Руководитель подводит итог его выступления, подводит итог высказанного и передаёт речь следующему докладчику. Руководитель совещания ответственен за регламент встречи и должен следить за ходом выступлений.

Чётко формулируйте вопросы для совещания

Ответить на накопившиеся вопросы – основная цель совещания. Но докладчик может выстроить своё выступление на совещании лишь на высказываниях субъективного характера. Его речь может быть и эмоциональна и ярка, но сути вопроса так и не коснётся. Чтобы правильно выстроить свою речь надо заранее набросать план выступления – в голове, на бумаге, в планшете – и строго следовать ему, не распыляясь на лишнее.

Заранее освещённое время и тема совещания дадут докладчикам подготовиться к выступлению.

Как распланировать совещание?

Для начала вам нужно задать несколько вопросов себе и ответить на них.

  • ЧТО? – Проблема.
  • КАК? – Варианты решения проблемы.
  • КТО? – Компетентные специалисты.
  • КОГДА? – Сроки решения проблемы.

Проблему и варианты её решения определяем до совещания.

Мероприятие обычно проводится в помещении компании, куда имеют доступ все служащие. Нужно вывесить список сотрудников, чья явка обязательна, чтобы участники совещания могли заранее к нему подготовиться: набросать план, продумать вероятные вопросы и ответы на них.

И, конечно же, всё совещание должно быть запротоколировано.

Официальный протокол совещания состоит из:

  1. Название компании.
  2. Наименование документа.
  3. Дата совещания.
  4. Место проведения совещания.
  5. ФИО председателя совещания и секретаря.
  6. Список присутствующих.
  7. Повестка собрания.
  8. Конспект совещания.
  9. Результаты, подписи участников.

Протокол ведут как в обычном режиме, так и в режиме “смарт”. «Смарт» здесь имеет мало общего с одноименной системой установки целей. В данном случае имеется в виду ведение протокола с зримым отображением его для всех участников в реальном времени. Рассмотрим, в чём отличия.

СТАНДАРТНЫЙ ПРОТОКОЛ СМАРТ-ПРОТОКОЛ
Участники собрания погружены в свои конспекты, и отвлекаются от хода действия совещания Внимание слушателей сосредоточено в одной точке, смарт-доске
Складываются только субъективные выводы Всем ясны объективные итоги совещания
Личное протоколирование в конспектах вымотало всех Участники совещания не отвлекались и ясно поняли план последующих действий
Формулировка повестки совещания размыта и не до конца ясна Повестка визуализирована на смарт-доске, и каждый участник совещания видит то же, что и другой
Долго проходит процесс согласования протокола Моментальное согласование протокола
Несистематизированный контроль выполнения поставленных задач С помощью электронных систем производится чёткий контроль

 

Цель совещания – не совещание

Совещание проведено правильно, если:

  • сотрудникам ясна стратегия компании;
  • ясны возникшие проблемы и способы их устранения;
  • сотрудники обладают достаточными знаниями для дальнейших действий;
  • сотрудники знают, как между ними распределены обязанности и ответственность.

«Совещание ради совещания», которое не стремится к достижению этих целей или стремится к ним чисто декларативно – одна из самых расточительных по отношению к ключевым ресурсам форм командного взаимодействия.

Источник публикации: 
Поделиться:
Аватар пользователя SergeiZ
Не в сети

  Всем респект!

  Да. Совещание штука нужная. К нему надо готовиться со всех сторон, всем сторонам участникам.

 Вот только с этим я не согласен. Собирать коллектив для совещания лучше утром или после обеда. После обеда какое может быть совещание? )))) После обеде наступает состояние лёгкой эйфории ))))


Сохраняйте тонкую грань между "удержать покупателя" и "прогнуться под покупателя"

Другими словами - Нужно работать, а не оправдываться!

  • с точки зрения управления совещаний больше может быть больше 10 типов,
  • совещание для КС и ОП различаются
  • совещания = использование управленческой методики - типовые мероприятия
Интеллектуальные продажи
Я ничего говорить не буду, а то опять чего-нибудь скажу. В. ЧЕРНОМЫРДИН.
www.sale-buro.ru
www.project-sales.ru
Аватар пользователя SergeiZ
Не в сети

 Да, Николай. Привет кстати. Да. По содержанию абсолютно разные. Но, всё, как правило толпой проходит. Я правда плохо понял, что такое КС, но не суть. И, что нереально бесило меня, сотрудники из других отделов, ещё советы пытались давать ))) Особенно с похмела ))) Вообще убить был готов )))


Сохраняйте тонкую грань между "удержать покупателя" и "прогнуться под покупателя"

Другими словами - Нужно работать, а не оправдываться!

кс - коммерческая служба, там длвольно часто принимают участие не только продажники, но и другие = маркетинг\производство\логистика и т.д.

Интеллектуальные продажи
Я ничего говорить не буду, а то опять чего-нибудь скажу. В. ЧЕРНОМЫРДИН.
www.sale-buro.ru
www.project-sales.ru
Аватар пользователя SergeiZ
Не в сети

 А. Теперь ясен пень. Я не работал в компаниях, где есть отделы маркетинга. На мой взгляд (могу и ошибаться) ОП и есть всё на свете. И маркетинг и всё, что хочешь )))

 П.С. И вообще, я считаю, что с "геной" надо разговаривать один на один. Конечно, если предприятие огромное, то  с глазу на глаз, сложно. А если средней руки, то "гена" по любому для РОП-а время выберет. ОП, это те, кто на острие атаки! Всё остальное - тыл.  


Сохраняйте тонкую грань между "удержать покупателя" и "прогнуться под покупателя"

Другими словами - Нужно работать, а не оправдываться!

совещания - это в большей степени координация, но вариантов масса

Интеллектуальные продажи
Я ничего говорить не буду, а то опять чего-нибудь скажу. В. ЧЕРНОМЫРДИН.
www.sale-buro.ru
www.project-sales.ru