Корпоративный портал как инструмент управления продажами

Корпоративный портал как инструмент управления продажамиГрафский Михаил, Марковецкий Ефим

Тема автоматизации продаж остается актуальной сегодня для компаний всех сфер бизнеса. О том, как CRM-система помогает продавать мы писали ранее. CRM-системы понятны менеджерам продаж и их руководителям. Все согласны, что надо отслеживать входящие заявки, создавать базу клиентов в электронном формате, вести отчетность и планировать свою работу по каждому клиенту.

Однако не CRM-единой жив менеджер продаж. В этой статье мы расскажем о других инструментах автоматизации продаж. Мы поговорим о тех инструментах, которые, как правило, включены в корпоративный портал.

Понятие корпоративного портала

Корпоративный портал – это внутреннее пространство, в котором работают и общаются сотрудники. Многие путают определения и задачи CRM-системы и Корпоративного портала. Но между этими двумя понятиями есть одно серьезное различие. Если CRM-системы направлены на управление продажами , то Корпоративный портал, как и следует из названия, аккумулирует в себе информацию вообще обо всех действиях сотрудников и клиентов компании и предназначен для упрощения рабочего процесса коммуникации.

Корпоративный портал, как правило, включает в себя такой функционал как:

  1. Лента новостей компании;
  2. Календарь событий сотрудников и всей компании;
  3. Инструменты для работы с задачами;
  4. Чат и звонки, социальная сеть для общение сотрудников;
  5. Отчеты, учет рабочего времени, инструменты для документооборота службы персонала;
  6. Документы и Хранилище данных;
  7. Учебный портал;
  8. Интеграция с Почтой и Телефонией;
  9. Интеграция с социальными сетями, мессенджерами.

 

Мы остановимся на тех возможностях Корпоративного портала, которые полезны для отдела продаж.

 

Управление временем и задачами, планирование работы в отделе продаж

 

Календарь в корпоративном портале помогает эффективно организовать рабочий день и наладить работу в команде. Он позволяет сотрудникам заранее распланировать время, отсеять менее важные дела и сконцентрироваться на основных. Календарь совместим с почтой и планировщиком задач. Календарь можно синхронизировать с личным календарем сотрудника, в том числе на смартфоне.

Напоминание о предстоящем событии не позволит сотруднику его пропустить, а комментарий поможет подготовиться к нему наилучшим образом.

Корпоративный портал помогает руководителям контролировать исполнение задач, а подчиненным - не допускать нарушений. Он позволяет подключать к задаче коллег, оценивать работу, учитывать затраченное время, планировать сроки.

Для работы в отделе продаж эти возможности являются существенными. Быстрота и удобство при постановке задач, а также возможность отследить историю работы, проконтролировать результат важны для руководителя отдела.

 

Хранилище данных отдела продаж

 

В Корпоративном портале предусмотрена возможность хранения всех файлов, с которыми идет работа у сотрудников и клиентов. За счет единого пространства коллеги могут работать с одним и тем же файлом, редактировать его, оперативно обсуждать изменения.

Сотрудники хранят собственные рабочие файлы на диске Корпоративного портала, а также имеют доступ к общим файлам компании любым способом: в поездке со смартфона, или на домашнем компьютере, с ноутбука на встрече с клиентом. Где бы ни находился сотрудник или клиент, он всегда может провести необходимые операции с рабочими документами.

Хранилище данных используют и как внутреннюю библиотеку компании, где собраны все стандарты, инструкции, маркетинговые материалы, образцы документов, учебные материалы и другие специализированные документы.

Все файлы синхронизируются. Сотрудники и клиенты знают, что работают с актуальной версией файла. Также внутри самого портала можно обмениваться файлами, осуществлять поиск нужной информации.

Важно, что документы, сохраненные в хранилище Корпоративного портала, находятся под защитой, и не будут утеряны, что бы ни случилось с компьютером клиента или сотрудника.

Дав клиенту права на работу с его документами в Корпоративном портале, менеджер исключит лишние действия по отправке документов, и сам будет иметь к ним постоянный доступ, что также увеличивает скорость коммуникации с клиентом.

 

Внутреннее обучение менеджеров продаж

Одной из наиболее востребованной функцией корпоративного портала является функция обучения и развития сотрудников. Ведь для достижения целей компании очень важно быстро доносить необходимую информацию о продуктах, сервисах и условиях компании, а также быстро обучать новых сотрудникам необходимым навыкам, проводить обучение по продажам и работе с клиентами.

На корпоративном портале могут храниться данные из Корпоративной книги продаж, учебные видео- и онлайн-курсы. Также с помощью корпоративного портала можно проводить аттестации сотрудников.

Рабочие и проектные группы

 

За счет инструментов Корпоративного портала, упрощается процесс создания рабочих и проектных групп. Если раньше необходимо было вручную рассылать приглашения сотрудникам, в письмах фиксировать всех участников, их роли и задачи, даты встреч и ответственных по каждому вопросу, то теперь сотрудники объединяются в группы в зависимости от проектов или задач, созданных на портале.

Внутри групп ведется переписка с обсуждением проекта или задачи, назначаются встречи, происходит обмен файлами, фиксируется результат работы каждого из участников. Работа группы становится прозрачным процессом с фиксацией каждого шага участников и наглядным отображением стадии проекта.

Собрания и планерки также могут быть проведены в корпоративном портале, не обязательно собирать всех в переговорной комнате. Где бы ни находились участники проектной или рабочей группы, они могут подключиться к собранию по видеотрансляции, а также ознакомиться с повесткой, и в онлайн-режиме задавать вопросы, демонстрировать документы, ставить задачи коллегам. Вся информация будет зафиксирована в системе.

В календаре событий сотрудников и всей компании каждый из участников видит загрузку коллег, наилучшим образом планирует совместные активности по задачам группы, будь то встреча с клиентом, собрание по итогам месяца, или запуск нового продукта в продажу.

 

Внутренняя и внешняя коммуникация отдела продаж

 

Быструю коммуникацию как внутри компании, так и с клиентами и партнерами обеспечивают такие инструменты корпоративного портала, как Корпоративный мессенджер и бизнес-чат.

Уже не нужно устно просить и напоминать что-то коллеге. Можно не переживать за то, что кто-то не прочтет письмо или сошлется на наличие задач в нужное время. Функционал корпоративного портала позволяет быстро и максимально конфиденциально донести задачу до исполнителя. В календаре сотрудника можно увидеть, когда он сможет эту задачу выполнить, а в чате уже уточнить, принял ли он задачу к исполнению.

Все сотрудники имеют возможность общаться друг с другом и с клиентами, где бы они ни находились.

Важно, что все коммуникации фиксируются, а также «подтягиваются» к карточке лида, сделки или клиента в случае, если задача или комментарий с ними связан. История переписки по почте, звонки, совершенные при помощи корпоративного портала хранятся для последующей аналитики.

 

Выбор корпоративного портала

 

Как и в случае с подбором CRM-системы нужно отталкиваться от поставленных перед порталом задач, далее формировать техническое задание и определяться с тем предложением, которое может решить эти задачи. Со своей стороны, дадим совет, как сделать оптимальный выбор портала. В ходе согласования возможных вариантов стоит привлечь к процессу выбора будущих пользователей, создать проектную группу, в задачи которой будет входит формирование требований к порталу, а также планирование работ по его внедрению и оптимизации под задачи компании.

 
Поделиться:

 В ходе согласования возможных вариантов стоит привлечь к процессу выбора будущих пользователей, создать проектную группу, в задачи которой будет входит формирование требований к порталу, а также планирование работ по его внедрению и оптимизации под задачи компании.

 

Вот интересно, когда это в выборе CRM учитывалось мнение продавцов? surprise Она ведь по большей части нужна руководству - для управления продажами. angry

Портал - еще более сложная штука. Есть 1С-Битрикс24. Вот и есть смысл начать с этой платформы. Через год компания привыкнет и начнет эффективно работать в ней. smiley Через два сформируется какое-то критическое мнение ... и возможно критерии ... чтобы попробовать найти более подходящий портал. indecision

для управления продажами - корп портал имеет очень условное отношение, а в большинстве случаев отрицательное... хорош для ИЧАР и для крупной фирмы, но скорее именно как информационный коммуникатор и всё.

в целом они все одинаковы я про порталы, есть продукты которые сделаны под другие задачи, но у них это присутствует.

 

Интеллектуальные продажи

Николай, по поводу  - отрицательно surprise.

Б24 включает в себя CRM, где пасутся продажники.

Но именно портал позволяет эффективно продажникам взаимодействовать со смежниками в ходе реализации проектов. С технарями, снабженцами, бухгалтерией и т.д. ... именно технологически через совместные типовые задачи (управление задачами), алгоритмы (бизнес-процессы). 

 

 

 

 

 

да, и не откажусь от своей точки зрения.enlightened

1. для того, что бы увеличить продажи нужно внедрить СРМ - это не правда, которую разносят СРМ провайдеры. Около 75/80% внедрение не закончилось ростом продаж. 

2. Любой ИТ продукт сам по себе ничего не даст, это только инструмент, а его эффективность зависит только пользователя и его проф навыков. 

3. Б24 - это изначально идеологически портал, а уж потом все до кучи... 

4. управление продажами - это набор определённых правил и стандартов работы

Был у меня знакомый владелец компании (небольшой) сам занимался продажами, тему знал, когда то работал РОПом. Ну вот возникло у него решение сделать "нормальную компанию" набрать менеджеров, РОп и т.д. мы с ним поговорили по этому поводу, типа ... насколько он уверен... По СРМ тоже поговорили, он склонялся к Битрикс, я ему высказал всё по ней... ну вообщем это его не остановило.

Прошло больше года, ну думаю, любопытно что у него и как.

Итого,

  • оборот упали в 2 раза,
  • менеджеры ЗРП получают больше рынка, 
  • объём работы лично у него вырос на порядок,
  • использовал в текущей управлении продажами именно Бкс в том самом "корпоративном формате".

Попросил дать допуск к системе, типа чего там происходит...devil ужооос...

5. Корпоративный портал - это ИЧАР приблуда, есть куча альтернативных варинтов, для федералов - да, куча народа, да и то только как инфо оповещения.

6. По взаимодействию со смежниками.

а) в ходе сделки - алгоритм и механизм взаимодействия (пром рынок, проектные продажи) должен быть САМ ПО СЕБЕ, а если нет, то вообщем то на нет и суда нет.

б) в ходе уже испольнения сделки - это схема "координационного" планирования, разновиднрость проектного управления.

7. Вот с чем уже сейчас сам столкнулся, что часто проще "скрестить" разные ИТ продукты (платформы). 

 

 

Интеллектуальные продажи

То же работал внутри системы ... и не в одной компании.

Особенность (а точнее - закономерность) в том, что такие большие штуки нуждаются в постоянном затачивании, подпиливании. 

Если ваш знакомый хочет отдачи от инструмента, то ему нужен программист свой по Б24 (их хватает на рынке ... лучше со стажем). Год в данном случае малый срок по которому делать вывод. Безусловно CRM встроенная должна соответствовать типу продаж - это ключевое. И Б24 он для коротких продаж, хотя уже и осваивает средние. 

Бизнес-процессы ваш визави использует? Сквозные, со смежниками? 

Ещё один нюанс в том, что действительно портал "порабощает" и манагеров и начальников. Тут важна мера и следить, чтобы не было заорганизованности ... что-то и выбрасывать. Это живой организм. Сам многое изучил в Б24 (благо хватает инфы на сайте производителя) ... и могу ставить корректные задачи программисту. Тогда все начинает жить нормально. 

А по повожу скрещивания ... скептически indecision ... 

Ещё один нюанс в том, что действительно портал "порабощает" и манагеров и начальников. Тут важна мера и следить, чтобы не было заорганизованности ...

я именно про это... 

при внешней "привлектельности" он гарантированоfrown приводит к проблеме, которую нужно отдельно решать... при чём часто именно с ней приходится и разгребаться по факту ... продуктивность (активность) и результативность там просто сваливается в одну КУЧУ и потом там концов не найти...

devil я только про этот аспект, который касается работы отдела продаж...

Интеллектуальные продажи

с "аспектом порабощения" солидарен ... с ним надо аккуратно ... в меру ... laugh

Меру найти не просто ... приходит с опытом. Повторюсь - год не срок ... нужен примерно еще один для осмысления и выработки стратегии развития продукта дальше. И без программиста (повторяюсь) дальнейшее развитие не пойдёт. Он глубже знает продукт и сам подкидывает идеи как реализовать замыслы. 

Те же отчеты менеджеров ... тоже не сразу сдались ... пришлось повоевать ... но когда заработали - отчетность стала очень оперативной ... хоть за неделю, хоть за месяц ... квартал ... год. Менеджеры перестали и тут рутиной заниматься ... лишь проверяли на полноту и точность (они лучше чувствуют свои сделки и дорожат ими). 

ну да, нужно шишки набить и не один раз...

а отчетность - всегда в штыки встречалась... для того что бы это заработало нужно где то 3 месяца, причем по опыту она должна быть рабочей и эффективной, а уже потом ее перекладывать на СРМ, а не наоборот

Интеллектуальные продажи

Отчеты не случайно вспомнил ... это была болевая точка.

В компании была принята система отчетов через бухгалтерию. Для последней это была доп. нагрузка ... а с главбухом особо не повоюешь. Так вот годовые отчеты готовились 9 месяцев surprisedevil, т.е. менеджеры ждали свои премии ровно столько же ... а последние и более.

Первый раз воевал примерно 4 месяца ... со сверками менеджеров и бухгалтерии через 1С. Спустя год понадобился всего месяц ... и по сути появилась возможность выплачивать полугодовые и даже квартальные премии. Число сделок у менеджеров исчислялось сотнями ... специфика ... продажи и ТО. Когда всё заработало все менеджеры успокоились ... знали, что всё теперь четко и оперативно. 

Так интересно, вот эти ваши пункты с 1 по 4 точно в такой формулировке я пару лет назад слышала из уст одной из участниц портала... И она была убедительней вас, кстати, и обоснованнее.

Откуда у вас такая статистика, кстати? Я бы почитала по ссылке с радостью.

ну это вообщем то, проблема с учётной системой, а не с СРМ, да позицией ГБ - типа она пуп земли...

хотя ЦЗ для "СРМ" было бы понятна и очевидна - система отчётности и начисления премии, а уж вся операционная отчетность - это из разряда "между прочим"

smileyменеджеры бы сами бы организовали эту систему работаютащей...

 

 

Интеллектуальные продажи

Да, ГБ пуп земли ... факт ... и в отчетный период поди сунься angry

Отчеты в CRM в принципе разное могут считать ... но стандартные тупо подсчитывают приходы за период ... smileyначисление премии не входит в задачу. Но выгрузка определенных данных в Excel позволяет автоматизировать подсчет базы для премии. Потом эта база нуждается в сверке с данными 1С.

Менеджеры ... у каждого своя правда ... и компетентность в CRM. Опять же - а судьи кто? Кто гарантирует правильность расчетов? Они естественно участвуют в сверке базы ...  и тут тоже хватало "человеческих" ляпов. 

это уже особенности платформы (продукты) и возможности её настройки

Интеллектуальные продажи