Письма, которые бесят ваших клиентов, даже если вы об этом не знаете

Письма, которые бесят ваших клиентов, даже если вы об этом не знаете

Электронные письма создают образ вашей компании в глазах клиента, день за днем. Они могут стать лучшими помощниками или «тихими убийцами» вашей репутации. Вот 10 «мелочей», которые становятся тактическими ошибками в борьбе за лояльность клиента.

1. Нет темы письма.

Когда вы ведете интенсивную переписку или длительное время обсуждаете один вопрос – например, поставки самоваров в Тулу, гораздо эффективнее сразу обозначить тему и содержание письма. Ваш адресат сможет легко найти все сообщения по этому вопросу, когда бы они ни были отправлены, а не перелопачивать горы писем. И, конечно, нельзя отправлять без темы новое предложение от вашей компании.

Не забудьте: указывая в поле «тема» название своей компании или его часть, не используйте кавычки и специальные символы, иначе сообщение рискует попасть в спам.

Самоварофф, поставки в Тулу.

АкваМир меняет условия доставки.

Специальная цена на косметику от Флоранс

2. Нет приветствия и личного обращения.

Одним людям не нравится, когда с ними не здороваются, другим – все равно. Если вы относитесь ко второй группе, не судите по себе. Есть люди, которых буквально коробит, когда они получают письмо без приветствия. Для них не важно, что вы изо дня в день переписываетесь по одному и тому же вопросу.

Сравните:

Груз отправлен 08.10.2015.

Доброе утро. Груз отправлен 08.10.2015.

Доброе утро, Мария. Груз отправлен 08.10.2015.

Увидев Марию на улице, вряд ли вы буркнете «груз отправлен», и понесетесь дальше. Вы же не считаете, что достаточно было поздороваться неделю назад? То же и в письмах, новый день – новое «здравствуйте». Это располагает к доверию и позволяет человеку чувствовать, что он для вас значим.

3. Лирические отступления и многословие

Они заставляют вашего адресата буквально продираться к смыслу, отнимая его время и изрядно раздражая. С первых слов письма клиент должен понять, что здесь есть для него, о чем пойдет разговор, нужно это решить сию минуту или может подождать. Выдавайте объем информации, необходимый для принятия решения, опирайтесь на цифры и факты. Не пишите того, что не имеет отношения к делу – эмоции и подробности.

Попробуйте это: сначала сформулируйте вопрос или просьбу, а потом, если необходимо, аргументируйте их, а не наоборот.

Чтобы ваш клиент мог быстрее включиться в вопрос, напомните адресату о предыдущих договоренностях. Например: «Как вы и просили, я подготовил для вас смету. Вот она…» «Мы остановились на том, что я обещал выслать информацию о новинках…» «Вы просили сообщить, каким будет решение по скидкам…».

Представьте, что вы видите своего клиента на вершине холма и бежите, чтобы сообщить о важном событии. Запыхавшись, вы можете выпалить лишь несколько самых важных слов. Это и должно быть в начале вашего письма. 

4. Клиенту непонятно, чего от него хотят.

Некоторые предложения выглядят так, словно вы бросили в клиента образцом товара и убежали. Сообщите адресату о том, что вы ждете от него, в какие сроки, и что вы сами готовы сделать.

Сравните:

Высылаю новый прайс, новинки обозначены желтым маркером. Всего наилучшего.

Высылаю новый прайс, новинки обозначены желтым маркером. Пожалуйста, до 18 часов завтрашнего дня сообщите, включать ли их в вашу заявку, чтобы я успела отдать заказ в производство.

5. Клиенту непонятно, кто с ним говорит.

Когда вы продаете товар, вы заинтересованы в том, чтобы клиент обратился именно к вам. А вот когда извиняетесь или даете инструкции о том, что делать при возникшей проблеме, возникает соблазн спрятаться за именем компании. Всегда оставляйте личную подпись – это укрепляет доверие и сокращает между вами дистанцию.

6. Нервное оформление письма.

Сюда относятся: несколько выделений цветом или сплошная заливка ярким цветом всего текста сообщения, орущий CAPS LOCK, (двойные (скобки)), много восклицательных или вопросительных знаков!!!, смайлики %) и сленг. Не стоит выглядеть как подросток или неврастеник.

7. Малограмотность.

Всегда обращайте внимание на подчеркивания красным цветом, которые услужливо предлагают вам почтовая программа и word, указывая на орфографические ошибки, отсутствие заглавных букв и запятых, лишние пробелы между словом и запятой. Вполне может статься, что ваш клиент – скрытый граммар наци (такое определение недавно появилось в соцсетях для тех, кого ошибки в тексте раздражают сильнее, чем скрип пенопласта под ухом).

8. Нет истории переписки или ее надо проматывать вниз.

История важна, когда вы ведете обсуждение – она позволяет быстро сориентироваться в вопросе, напомнит, на чем вы остановились, с ней не нужно поднимать предыдущие письма. Однако не стоит размещать свой ответ под сообщением клиента, начинать новое письмо с цитаты клиента или строить весь текст по принципу: «цитата – ответ, цитата – ответ». Клиенту придется напрягать зрение, разыскивая ваши ответы. Вместо этого оформите их в удобный список.

9. Стихи или открытки к праздникам из интернета.

Они говорят только об одном – клиент вам настолько безразличен, что вы не хотите потратить 15 минут своего времени на индивидуальное поздравление. Поговорите с вашим клиентом о нем самом! После приветствия и поздравления добавьте личные оценки и эмоции. Скажите о том, почему вам нравится с ним работать, что вы цените в нем лично и в вашем сотрудничестве, сделайте комплименты – исходя из своей человеческой позиции, а не должности. Это настоящее и это работает.

10. Письма без ответа.

Все понятно, у всех нет времени, цейтнот, замотались и забыли. Самое простое правило, которое нужно высечь в граните: не можете полноценно ответить в ближайшее время – сразу после получения письма напишите, когда сможете ответить (завтра к вечеру, через два дня, неделю). И поставьте на это время сто будильников.

Таковы ингредиенты электронного диалога, которые превращают наше общение с клиентом в живой и результативный разговор. Что напишешь – то и пожнешь.

 

Источник публикации: 

http://tkjournal.ru/texnologii/service-upteka/proktikum/pisma-kotorye-besyat-vashix-klientov/

ПКГ "ServiceUp.ТК"  http://service-up.ru (разработка и внедрение корпоративных стандартов, тренинги и семинары по клиентскому сервису) 

Поделиться:

Особенно п.10!!!

С уважением,
Камушкин Дмитрий.

http://www.dkamushkin.ru

Аватар пользователя ИннаЯ
Не в сети

А меня может убить пункт 7.  У меня уже коллекция таких перлов. Коронное однажды получила - "криативнай патход для Вашего бизнасса".

Это прочитала, а дальше, как в тумане.smiley

Кто придумал - тому доллар. Кто сделал, тому десять. Кто продал, тому сто.

Не в сети

Любопытно, а реально есть продажники, который не соблюдают пункты 1 и 2? Это вообще как?

Hit 'em hard, they'll land somewhere

Аватар пользователя ИннаЯ
Не в сети

Конечно же, Ашот, есть такие. И Вы не поверите, но соблюдать пункты 1 и 2 реально просто.

Кто придумал - тому доллар. Кто сделал, тому десять. Кто продал, тому сто.

Аватар пользователя Игорь Алексеевич
Не в сети

Вроде как 1 и 2 пункт это  основа основ.

Аватар пользователя Sergei1
Не в сети

   Просто прописные истины и если учесть, что они в готовых шаблонах (меняется только название организации, дата, ФИО) то о чём вообще можно говоритьsad  РОП, как правило должен проверить стартовый шаблон. 


Всё покупается - всё продаётся!

Аватар пользователя Остап-Сулейман-Берта-Мария-Бендер-бей
Не в сети

Хорошая статья, все по делу. Спасибо!