Стоимость работника определяется не только его зарплатой. В статье расскажем, какие затраты нужно учитывать, чтобы понять, во сколько обходится сотрудник.

ООО «Шуруп и гайка» продает строительные материалы. В магазине работает четыре продавца и один директор. Но спрос растет, количество клиентов увеличивается и компания решила нанять еще одного продавца. На примере рассчитаем, сколько будет стоить сотрудник для работодателя.

Какие затраты учитывать при расчете стоимости сотрудника

• Затраты на поиск сотрудника

Расходы на сотрудника начинаются еще до того, как он начал работать в компании. Искать сотрудника можно самостоятельно с помощью специальных сервисов, например, HeadHunter или Работа.ру, а можно обратиться в кадровое агентство, где опытные эйчары сделают это за вас. В любом случае поиск подходящего сотрудника требует сил, времени и денег. В среднем для качественной обработки резюме кандидатов и выбора подходящих требуется около месяца, а на полное закрытие вакансии — около двух-трех.

Компания «Шуруп и гайка» решила делегировать поиск сотрудников кадровому агентству. Чтобы найти продавца с окладом 30 тыс. рублей, компания заплатит:

• фиксированную сумму за поиск сотрудника — 35 тыс. рублей; 
• премию за принятие кандидатом оффера — 10% от оклада подобранного сотрудника
• премию по окончании испытательного срока кандидата — 20% от оклада. 

Таким образом, за поиск продавца ООО «Шуруп и гайка» заплатит агентству: 

35 000 + 10% × 30 000 + 20% × 30 000 = 44 000 рублей.

• Плановые выплаты

В эту категорию входят все выплаты сотруднику: зарплата, премии, компенсации и т.д.

Оклад продавца в ООО «Шуруп и гайка» — 30 тыс. рублей. Кроме этого, сотрудники получают ежемесячную премию за количество продаж — в среднем 25 тыс. рублей.

Магазин, в котором будет работать новый сотрудник, находится за городом, поэтому компания собирается компенсировать затраты на транспорт. Билет в одну сторону стоит 150 рублей, в среднем сотрудники отрабатывают 15 смен в месяц — получается 30 поездок. В итоге, чтобы компенсировать затраты на дорогу одного сотрудника, компания тратит: 150 × 30 = 4 500 рублей в месяц.

Выходит, что в среднем сотрудник получит на руки:

(30 000 + 25 000) – 13% налога + 4 500 = 47 850 + 4 500 = 52 350 рублей

• Налоги и страхование

Работодатель обязан каждый месяц перечислять в ФНС налог 13% на доход сотрудника (или 30% на доход сотрудника-иностранца) и 30% в Социальный фонд. И если налог закладывается в зарплату, то страховые отчисления — нет, их работодатель платит «сверху».

Рассчитаем, сколько налогов и страховых взносов заплатит «Шуруп и гайка» за нового продавца.

Налог с дохода в 55 000 рублей равен 7 150 рублей — эту сумму нужно будет перечислить в ФНС.

Компенсация проезда тоже облагается налогом, согласно письму Минфина № 03-03-06/1/10424 от 16.02.2021. Поэтому, чтобы сотрудники не потеряли в деньгах, нужно учитывать не 4 500 рублей, а больше. Рассчитать конкретную сумму можно с помощью пропорции:

4 500 = 87%

х = 13%, 

где х — сумма, которую нужно добавить к сумме компенсации.

4 500 × 13% = 87% × х

х = (4 500 × 13%) × 87% = 672,42 рублей

Получается, что всего налогов компании должна заплатить 7 822,42 рубля.

Теперь рассчитаем страховые взносы в Социальный фонд — нужно учитывать всю сумму, которая положена сотруднику, без вычета налога:

(55 000 + 4 500 + 672,42) × 30% = 18 051,73 рубля

Получается, что всего в бюджет работодатель должен будет перечислить 25 874,15 рубля.

• Расходы на организацию рабочего процесса

Если у сотрудника есть отдельное рабочее место, то на него необходимо распределить часть стоимости за аренду помещения: выделенный размер рабочего места и процент от общих помещений (кухни, коридоров, переговорных, зон для отдыха и т.п.).

Рабочее место для продавца в ООО «Шуруп и гайка» — это касса и зона возле нее. Всего 5 м2 — по 1 м2 на каждого продавца. Кроме этого, в магазине предусмотрена 12-метровая подсобка с кухней и небольшой зоной отдыха, где сотрудники могут провести обеденный перерыв. Всего в магазине работает 6 сотрудников, включая нового продавца. Получается, на одного сотрудника приходится 2 м2 подсобки.

Общая площадь торгового помещения — 200 м2. Получается, рабочее место продавца занимает 0,5% всего пространства в расчете на одного человека, а подсобка — 1%. Всего на одного сотрудника приходится 1,5% пространства.

ООО «Шуруп и гайка» арендует помещение за 25 000 рублей в месяц. Затраты на рабочее место для сотрудника из них — 375 рублей: 1,5% × 25 000 = 375.

Кроме этого, для работы продавцам требуются канцелярские принадлежности и чековые ленты — на них компания тратит 1 000 рублей ежемесячно. Это 200 рублей на каждого продавца: 1000 : 5 = 200.

В итоге на организацию рабочего пространства для одного сотрудника компания тратит 575 рублей каждый месяц.

Если бы руководитель ООО «Шуруп и гайка» хотел обновить кассовое оборудование или закупить новую мебель в подсобку, эти расходы тоже нужно было бы учесть при расчете затрат на сотрудника.

• Косвенные расходы

При расчете стоимости работника нужно учитывать не только прямые затраты, но и косвенные. К ним можно отнести зарплату административного персонала, расходы на охрану и клининг, обучение персонала — все то, что не относится непосредственно к сотруднику.

В ООО «Шуруп и гайка» к косвенным расходам относятся затраты на директора в размере 300 000 рублей, охрану — 80 000 рублей, бухгалтерию — 4 000 рублей. Всего — 385 000 рублей. 

Расходы на охрану и бухгалтерию поделим на всех работников:

(80 000 + 4 000) : 6 = 14 000 рублей

А стоимость директора разделим только на продавцов:

300 000 : 5 = 60 000 рублей

Всего косвенных расходов на одного сотрудника — 74 000 рублей.

Дополнительные расходы

Это так называемые «плюшки», необязательные расходы. Многие компании сегодня предлагают своим сотрудникам различные бонусы: например, компенсацию спортивных занятий, бесплатные обеды в корпоративной столовой, добровольное медицинское страхование (ДМС), детская комната для детей сотрудников, путевки в санатории. 

В ООО «Шуруп и гайка» предусмотрены чай, кофе, печенье, конфеты, которые всегда находятся в свободном доступе в подсобке. Ежемесячно компания тратит на них 3 000 рублей — это 500 рублей на сотрудника: 3 000 : 6 = 500.

В итоге

Для наглядности представим все затраты на нового продавца ООО «Шуруп и гайка» в виде таблицы:

Таким образом, в первый месяц работы ООО «Шуруп и гайка» потратит на сотрудника 197 299,15 рублей — это почти в 4 раза больше того, что он получит на руки.

Как сократить расходы компании на сотрудника

1. Искать сотрудников самостоятельно. Самый дешевый вариант — искать среди знакомых и друзей. Но использовать такой способ не всегда возможно: вряд ли у каждого есть знакомый бухгалтер, программист, лаборант, строитель, юрист или любой другой специалист со специфическими навыками и знаниями. Но если у вас есть знакомый с нужной квалификацией, не упускайте шанс и возьмите его на работу. Самостоятельно размещение вакансии на специализированных сайтах тоже обойдется дешевле, чем обращение в кадровое агентство — в среднем цены начинаются от одной-двух тысяч рублей в месяц.
2. Перевести сотрудников на «удаленку». Это поможет сэкономить на аренде и коммунальных платежах. Хотя удаленщикам нужно компенсировать часть расходов на электричество и связь, если это требуется для работы, но в итоге это все равно будет значительно дешевле, чем содержание целого офиса. 
3. Заключать с сотрудниками договоры ГПХ вместо трудовых. Сотрудникам, которые работают по гражданско-правовому договору, не положены отпуска и компенсации за травмы. А еще такой сотрудник сам организует себе рабочее место и пользуется своим оборудованием. Договор ГПХ можно заключить только с сотрудниками, которые работают над единичными проектами или выполняют работы по заказу. С теми, кто работает в компании постоянно, необходимо заключать трудовой договор.
4. Работать в отраслях и регионах с пониженными страховыми взносами. К таким сферам относятся, например, IT-компании, производители электроники, благотворительные организации и те, кто занимается социальным обслуживание населения. Еще есть целые регионы, в которых действуют пониженные ставки: Крым, Севастополь, Калининград, Курильские острова. Страховой тариф — 7,6%.
5. Используйте аутсорсы. Необязательно открывать в компании бухгалтерию, отдел маркетинга и нанимать юриста. Эти обязанности можно отдать сторонним организациям — затраты на их услуги будут значительно ниже, чем на штатных сотрудников.

Что запомнить

Чтобы рассчитать стоимость сотрудника, нужно учитывать не только прямые расходы на него (зарплата, налоги и страховые взносы), но и косвенные: работу управленцев, аренду помещений и организацию рабочего места, нематериальные бонусы, обучение и т.д. Косвенные затраты организации на сотрудника могут значительно превышать прямые.

Снизить индивидуальную стоимость работника можно, если искать сотрудников самостоятельно, а не с помощью кадрового агентства, пользоваться услугами аутсорсинговых компаний, заключать с временными сотрудниками договоры ГПХ или вести бизнес в льготных отраслях и регионах.