Нынешние кризисные явления по стране заставили нас быть более рациональными и экономными. Большая часть финансовых затрат ложится теперь на фонд заработной платы. И сокращение персонала - один из самых важных вопросов, который встаёт перед переживающей кризис компанией. Но как сократить персонал и при этом не потерять свою эффективность и производительность? Этот вопрос тревожит многих руководителей.

При сокращениях оставшийся персонал берет на себя дополнительные обязанности, но для эффективного труда требуется автоматизация производства. Сейчас стоит задуматься об этом, потому что если раньше работодатели могли быть довольно расточительными и позволить себе держать много сотрудников, то теперь можно считать это роскошью.

Моя практика показывает, что руководство все больше задумывается об автоматизации некоторых рабочих процессов с тем, чтобы внести в них ясность и прозрачность, отследить выполнение поставленных задач, получить анализ по маркетинговой эффективности и т.д. И тут возникает вопрос с выбором CRM-системы.

 

Выбор автоматизированной системы управления.

 

Когда встает вопрос о внедрении системы то, руководители обычно обращаются к сотрудникам с просьбой  создать техническое задание для автоматизации бизнес-процессов, здесь начинается целая история. Вырастают целые горы из желаний того, что хотелось бы, чтобы эта система делала и чем бы она обладала для взятия на себя части обязанностей сотрудников или им в помощь. Если учесть еще, что до настоящего момента в компании не использовалась большая часть функционала предлагаемой системы: показатели КПИ, большая часть инфопотоков и т.д., и когда речь зашла об автоматизации этих процессов, то тут каждый сотрудник пожелал, чтобы автоматизированная система делала просто чудеса. Лично мы, когда получали список из подобных желаний, понимали, что даже маленькая компания желает установить очень дорогую и объемную автоматизированную систему управления бизнес-процессами, а денег у нее на это нет.

 

CRM, BPM или ERP- системы?

В чём различие этих систем и каково их применение на практике?

 

CRM - это прежде всего система для взаимоотношения с клиентами, и она применяется как фронт-офис, где можно отcлеживать все взаимодействия с клиентом. Эти системы не всегда могут коммуницировать со сквозной маркетинговой аналитикой, тогда выходит, что без подобной возможности они не имеют глобального значения в компании, за исключением тех секторов экономики, где реклама особо не используется, но имеет место прямое общение с потребителями и прямая продажа. CRM-система "завязана" только лишь под общение с клиентами и не поддерживает другие бизнес-процессы компании. Следующий уровень автоматизации рабочего процесса - это уже скорее BPM-системы, тут речь идет о сложных формах отчетности, документообороте и т.д.

Есть ещё третий вид системы: ERP - она обещает полноценную автоматизацию всей деятельности компании и включает в себя и BPM, и CRM.

 

Руководство многих компаний не видит разницу между этими системами и едва ли понимает, как можно улучшить, автоматизировать работу сотрудников. Но большинство компаний хотят, конечно же, полностью автоматизировать свою деятельность, тогда им подходит ERP-система... и тут мы нашли довольно оригинальное и простое решение. Дело в том, что автоматизация всех рабочих процессов компании занимает очень много времени, примерно пол года. Более того, программные алгоритмы часто не поддерживают существующие бизнес-процессы компании, то есть программа не имеет условий для выполнения определённых бизнес-процессов компании. Программистам заказывать подобные переделки довольно дорого и долго, поэтому легче бывает переделать некоторые бизнес-процессы под автоматизированную систему, а не наоборот. Вообще, ни одна автоматизированная система не может полноценно закрыть все потребности компании, как бы представители-пиарщики той или иной системы не утверждали обратное.

 

Говоря о достоинствах и недостатках автоматизированных систем мы поняли, что можем:

 

1) Внедрить систему довольно быстро, учитывая, что у каждой компании на адаптацию к изменениям рынка нет трёх-семи лет, как раньше. Сейчас на это дело требуется от трёх до семи месяцев, иначе тут трудно говорить об успешной деятельности.

 

2) Довольно легко интегрировать системы и\или их модули друг в друга, далее внедрять параллельными этапами.

Например, практически во всех сферах экономики отделы продаж широко используют возможности AMO CRM. Этот продукт имеет множество преимуществ. Тут есть одно ядро системы и множество интеграций с различными сервисами, которые используются обычно в отделе продаж: телефония, средства захвата клиентов в интернет пространстве, сквозная маркетинговая аналитика, система рассылок SMS и e-mail-ов. Эта система настолько многофункциональна, что может с легкостью покрыть все потребности отдела продаж. Но, увы, в ней нет проектного управления, посему при работе с заказами клиентов AMO CRM не может полноценно решить все задачи. Для этих целей лучше подходит Мегаплан или Битрикс, вот они имеют хорошие проектные модули по ведению клиентов, к своему очевидному преимуществу.  С другой стороны, модуль AMO CRM не достаточно интегрирован и немного устарел. Тем не менее, мы научились интегрировать AMO CRM и Мегаплан и получили уникальный продукт, который лишен недостатков двух этих систем.

 

Здесь сразу возникает вопрос: как так, несколько систем в одной компании? Если посмотреть на структуру любой компании, то каждое ее подразделение, в принципе, слабо представляет деятельность соседнего, и взаимодействуют они не особо тесно. Да им и не нужно вникать в деятельность друг друга или вообще каждого отдела. Поэтому автоматизированные системы хороши тем, что позволяют создавать для каждого подразделения свое "функциональное меню" в программе, и далее интегрировать собранные данные в общую базу всей системы. Таким образом руководство имеет возможность увидеть единую картину дел и отчётность, а далее принять определенные управляющие решения. Интеграция AMO CRM с Мегапланом  и добавленными модулями отчётности позволяет видеть информацию о работе с клиентом на любом этапе в онлайн режиме.

 

Итак, к автоматизации компании лучше подходить более гибко, использовать модули нескольких автоматизированных систем и интегрировать их друг в друга в зависимости от нужд организации. Такой подход позволяет произвести автоматизацию компании в довольно короткие сроки и без крупных финансовых вложений, пережить сокращения сотрудников без урона для собственной деятельности.