Что делегировать

У вас гора дел. Эту гору можно разделить на четыре неравные горки:

1. Дела, которые можете сделать только вы. Эти дела мы не можем делегировать.
2. Дела, которые вы делаете значительно лучше других. Чтобы их делегировать, придется сначала обучить людей делать дело хотя бы на 80% так же хорошо, как и вы.
3. Дела, которые могут сделать многие или вообще кто угодно. Их отдаем не раздумывая.
4. Дела, которые должны делать другие, но делаете вы. Их не берем вообще или сразу же перепоручаем.

Люди, которые работают до вечера пятницы (и заодно в субботу и воскресенье), видят эти горки вот так:

Мы относимся к этим горам задач, как альпинисты. Испытываем свою волю и идем наверх. И не думаем, что можно ведь построить на ней центр управления и командовать из него другими альпинистами. 

Наша задача — оставить в первой горе дел только то, что там действительно должно быть. Все остальное отдать другим. 

Делегировать сложно

Первая сложность в том, чтобы правильно переложить дела из первой горки во вторую и третью. Вот почему это непросто:

• В некоторых вещах вы значительно лучше других. До такой степени лучше, что вам проще сделать самому, чем поручить: «Лучше я сам позвоню и за пять минут всё решу, чем полдня кого-то инструктировать. А потом за ним исправлять».
• Есть дела, которые вам лично нравятся. Например, я люблю программировать сайты на Вордпрессе. Для меня это вместо старой «Волги» в гараже: мне нравится лазить под капотом, подкручивать, настраивать. Я никого не нанимаю на эту задачу, потому что мне нравится делать самому.
• Если вы руководитель отдела или предприниматель, у вас есть дела, на которые некого поставить. Например, у вас работает отдел продаж и продуктовый отдел, но никто из них не умеет принимать возврат товара. Но у вас всего два возврата в месяц, и брать под это нового человека расточительно. Поэтому руководитель временно берет возвраты на себя. А, как известно, нет ничего более постоянного, чем временное.

Вторая сложность в том, что делегирование — это не мгновенное решение. Это большая задача, занятие, даже работа. Нельзя просто принять волевое решение, что теперь рекламациями занимается Василий из отдела продаж. Правильно сделегировать — это:

1. Найти время и обучить нового человека
2. Найти время и внедрить систему контроля за тем, как он будет справляться
3. Придумать, что делать, если он будет плохо справляться. И это не должно быть «Сделать за него».

Чтобы начать делегировать, нужно время. Чтобы время появилось, нужно начать делегировать. Кажется, это замкнутый круг. Но этот кот доказывает, что его можно разомкнуть:

Третья сложность в том, что делегирование — как похудение: никогда не наступает момент, когда вам жизненно необходимо им заняться. Чтобы начать делегировать, потребуется волевое решение, которое часто идет вразрез с сиюминутными потребностями.

делегирование — как похудение

Это самый интересный момент.

Вот вы на работе в пятницу вечером. Справитесь ли вы сейчас со своими срочными задачами? Разумеется, справитесь. Разрушит ли это вашу семью или отношения с друзьями? Конкретно сегодня не разрушит. Убьет ли это ваше здоровье? Один вечер не убьет.

Все негативные последствия хронической перегруженности — долгосрочные, вы не видите их в моменте. А все положительные последствия — краткосрочные и приятные: сегодня вы пойдете домой с выполненными делами и ощущением, что вы герой.

То же самое с диетой. Вы не поправитесь от этого конкретного куска пиццы (ставьте лайк, если сегодня вечером у вас пицца). Но зато вы наедитесь и сможете нормально доработать остаток вечера, не испытывая чувство голода. Краткосрочная польза сильно перевешивает долгосрочный вред.

Из-за этого дисбаланса формируются вредные привычки — есть пиццу по вечерам, курить, выпивать после работы, делать всё самому. И вредит вам не сам факт того, что вы это когда-то сделали. Вредит привычка.

Привычка делать все самостоятельно ничем не лучше привычки переедать на ночь. И от нее так же сложно избавиться. Но избавляться необходимо, потому что долгосрочный эффект никто не отменял. Жена уйдет к другому, случится нервный срыв, коллега обскачет и станет вашим боссом. Правда жизни в том, что это обязательно произойдет.

Сейчас кажется, что делегирование — неподъемная задача. Поэтому начнем с простого.

Простое делегирование

Помните третью горку дел? Это то, что может сделать почти кто угодно: отвечать по шаблонам на ваши письма, принимать входящие звонки, искать информацию в интернете, заказывать билеты, бронировать гостиницы, делать переводы, искать подарки, организовывать праздники. Большие боссы поручают это секретарше-референту Леночке, но Леночка — дорогое удовольствие, если вы не босс.

Есть более бюджетные варианты.

Бухгалтер. Если вы предприниматель и сами ведете первичный бухучет, вам поможет сторонний бухгалтер (3-10 тысяч в месяц в Москве). Этот волшебный человек не только готовит вашу «первичку», но и стоит за вас в очереди в налоговую.

Расшифровщик. Если вы по работе ведете блог или пишете длинные письма — не нанимайте пока копирайтера. Надиктовывайте свои мысли в телефон, отправляйте в агентство расшифровок и получайте на выходе готовый отредактированный текст. Этот секрет спасает многих предпринимателей, которые хорошо говорят, но медленно пишут. Расшифровка часа надиктованного текста стоит от 1500 до 2500 рублей.

Онлайн-ассистент. В России порядка тридцати сервисов онлайн-ассистентов. Эти сервисы оказывают любые услуги, которые можно выполнять по телефону и через интернет. У каждого своя специфика: кто-то хорошо организует семейные дела, другие умеют вести за вас соцсети и готовить картинки для сайта, у третьих работают люди, которые готовы делать за вас маркетинговые исследования и подбирать статьи в интернете. Есть даже сервисы с функцией «прислать курьера» и «прислать курьера с цветами».

При работе с такими сервисами возникает вопрос качества и конфиденциальности. Понятно, что исполнять ваши поручения будут низкооплачиваемые студенты, а не профессиональные консьержи. Но это не значит, что им нельзя поручить какие-нибудь дурные дела. Например, помыть кота:

• Некоторые сервисы даже предлагают закрепить за вами ассистента, чтобы со временем вы сработались и выполняли задачи быстрее и эффективнее. Это хороший ход: если у меня на каком-то сервисе любимый ассистент, который понимает меня с полуслова, я не захочу идти в другой сервис.

Если хотите виртуального ассистента в золотой оправе, поищите в интернете «консьерж-сервис».

Это простое делегирование: отдаем мелкие задачи тем, кто будет их решать целенаправленно, эффективно и быстро. Да, это стоит денег. Но ваше время, скорее всего, дороже.

Делегирование средней сложности

Переходим ко второй горке дел: то, что вы делаете значительно лучше других. Вам проще сделать это самостоятельно, чем научить другого. Это мешает делегированию. Чтобы решить проблему, нужно придумать, как быстро обучать других.

Здесь поможет база знаний. В ней вы собираете все полезные материалы по работе: шаблоны, примеры, истории, отчеты об ошибках. В основном — шаблоны. Секрет в том, что база наполняется по мере выполнения задач.

• Написали клиенту удачное письмо — сохранили в базу.
• Составили техзадание — сохранили в базу.
• Сели составлять квартальный отчет — запустили программу «Запись экрана» и сделали видеоролик о том, как вы делаете квартальный отчет. Сохранили в базу.
• Поехали на объект принимать работу строителей — сфотографировали брак на телефон — отправили в базу. Отчет о браке тоже в базу. Всё в базу.

Секрет эффективной базы знаний в том, чтобы туда было удобно складывать и легко находить. Мегаплановская база знаний живет в нашем же Мегаплане в модуле «Обсуждения». Моя личная база шаблонов — на секретном гугл-сайте, разложенная по страницам. Еще базы знаний хранят в закладках, таск-менеджерах, планировщиках, в текстовых документах и где угодно еще.

Я знаю людей, у которых база знаний собрана в секретном почтовом ящике. Просто пересылают туда материалы, а потом находят нужное по ключевому слову. Это удобно: написал удачное письмо — поставил свой секретный ящик в скрытую копию — отправил.

Я тоже так пробовал, но мне неудобно: лень каждый раз доставать письмо из другого ящика.

Собирать базу знаний — полезная привычка, которая многократно упростит делегирование и повысит качество работы:

• Теперь ты отвечаешь на все жалобы → Увидел жалобу — найди соответствующее письмо в базе знаний и ответь по шаблону.
• Сверстай, пожалуйста, рассылку → Теперь ты будешь верстать рассылку. Для начала попробуй сверстать вот эту. Посмотри видео, как это делаю я, если будут вопросы, обращайся.

База знаний не освобождает вас от необходимости правильно ставить задачи, обучать и мотивировать людей, контролировать их работу и строить систему личного и профессионального роста.

Люди вокруг

В части отношений с подчиненными помните, что вокруг вас не машины по выполнению задач, а живые люди, которые могут и обидеться. Соблюдайте правила управленческой гигиены:

• Убедитесь, что человек готов взять на себя эту задачу и понимает ее важность.
• Описывайте проблему и ставьте задачу, но без необходимости не навязывайте сотруднику конкретный способ решения. Позволяйте подчиненным самостоятельно выбирать, как решить задачу. Подробнее об этом — в нашей статье «Как ставить задачи».
• Договаривайтесь о сроках завершения и о контрольных точках. Проверяйте работу на контрольных точках, но не влезайте между ними.
• В начале делайте контрольные точки достаточно часто. Скорее всего, сотрудник понял вас неправильно, но что именно он понял неправильно, откроется только во время работы. Выясните это как можно раньше.
• Донесите до сотрудника, что за результат отвечает он, а не вы. Если он не будет стараться, вы не будете доделывать.
• Корректируйте работу и критикуйте, но не деморализуйте сотрудника. О деморализации я писал в блоге, а Карнеги — в книге.
• Благодарите за сделанную работу и принятые сотрудником обязательства. Тот факт, что вы ему платите зарплату, не освобождает вас от необходимости быть человеком. Подробнее об этом — в моей статье «Спасибо, пожалуйста».

Замечание о трудозатратах

Делегирование, управление и развитие бизнеса — это работа. Если вы правильно делегируете, вы тратите гораздо меньше времени на работу своими руками, но гораздо больше — на контроль других.

Со временем контроля будет меньше. Но если с помощью делегирования вы освободите пусть даже половину рабочего дня, вы же не поедете домой отдыхать. Вы займетесь новым проектом, потому что это интересно. Так или иначе, вы «забьете» свое рабочее время интересными и важными вещами. И тогда все равно не исключено, что в пятницу вечером мы с вами встретимся в рассылке Мегаплана.

Но одно дело — сидеть на работе в пятницу вечером, потому что вы должны. И совсем другое — потому что вы так хотите.