Уведомляйте отправителя о получении электронного письма!

Аватар пользователя Андрей Якимович

Уведомляйте отправителя о получении электронного письма!

Андрей Якимович

Общение с клиентами все больше переходит в плоскость электронной коммуникации. Скайп, аська, и конечно email. Есть совершенно простое правило, которое облегчает жизнь всем при общении по email, но почему то им не всегда пользуются. 

Всегда СРАЗУ уведомите отправителя, что вы получили письмо.

Все знают, что электронное письмо может попасть в спам, потеряться, случайно удалиться сервером и не дойти до получателя. В деловой коммуникации, да и не только в деловой, отправителю очень важно знать, что письмо, которое он так долго готовил, успешно вами получено. Теория учит, что после отправки электронного письма надо обязательно перезвонить и уточнить, дошло ли письмо. Это правильно. Именно поэтому экономьте время свое и отправителя на телефонных разговорах и отправьте ему уведомление, что вы получили его письмо и ответите, как только сможете. Кроме того, быстрый ответ о получении говорит о вашей вежливости и оперативности в решении вопросов. А так же дает вам неограниченную паузу на детальное изучение письма и обстоятельный ответ. 

Категорически не советую ставить автоответчики на свой адрес email и вот почему. 

  • Во-первых, бездушные "Здравствуйте. Ваше письмо получено и будет обработано в ближайшее время" не придают уверенности отправителю, что вы его прочли. Все понимают, что это автоответчик. А значит вам перезвонят. 
  • Во-вторых, как только ваш автоответчик отправит свой ответ на письмо со спамом, т.е. подтвердит спамеру, что ваш адрес email действующий, пишите пропало. Ваш адрес разойдется по спамерским базам и входящего спама станет в разы больше.
  • В третьих, если вы подписаны на какие-то email рассылки, то при неправильной настройке почтовых серверов, может возникать слепой трафик писем автоответчиков, в результате ваш адрес email может быть исключен из рассылки, заблокирован и внесен в глобальный спам лист. 

Вот пример хорошего типичного ответа. 

Ирина Васильевна, добрый день!
Благодарю Вас за интерес к нашей компании (нашему продукту ... и т.д.)
Я вам отвечу, как только смогу. 
Подпись. 

Обращайтесь к клиенту так, как он сам себя называет в подписи к своему письму.

Именно обращение Ирина Васильевна, взятое из подписи отправителя, делает понятным , что письмо отправлено вами вручную.
Если в подписи будет написано Ирина Иванова, без отчества, то вы можете обратиться 
Ирина, добрый день!

Удачи в продажах!!!

 

Поделиться:

К сожалению, у народа очень низкая культура электронного общения. Очень мало кому приходит в голову подтвердить получение эл. письма.

 

С уважением,

Камушкин Дмитрий

www.sales-machine.ru

 

С уважением,
Камушкин Дмитрий.

http://www.dkamushkin.ru

Аватар пользователя Sergei1
Не в сети

Респект! Сопровождение кп просто обязон! Чтоб потом спросить: "Иван Иван, Вам удалось выбрать время ознакомиться с присланной мною информацией?" Нужно сопроводить!


Всё покупается - всё продаётся!

Не в сети

Ирина Васильевна, добрый день!

Благодарю Вас за интерес к нашей компании (нашему продукту ... и т.д.)

Я вам отвечу, как только смогу. 

Подпись. 

 

Лично у меня такой текст вызовет резкий негатив. Отвечу как только смогу. Как будто ноги вытерли. Лучше уж конкретней: Отвечу вам до 14 часов 25 числа.

 

Павел, благодарю Вас за то, прочитали мою статью и нашли время оставить комментарий.  

Я совершенно с вами согласен, гораздо лучше сразу в ответе обозначить сроки, когда получателю стоит ждать ответ. 

Так же я совершенно с вами согласен, и это мой недочет, что в примере было бы корректнее написать не "когда я смогу", а , как-то мягче, например, "как только мы рассмотрим ваше письмо" и т.д. 

Однако, в продажах нет ничего хуже не оправдавшихся ожиданий клиента. Если вы обозначите клиенту сроки вашего развернутого ответа, то вы должны кровь из носу в этот срок уложиться. Таким образом вы накладываете на себя дополнительное ограничение, которое может помешать вам выполнить другие, более важные задачи.

Например, вы получили запрос от клиента утром и ответили клиенту, что ответите ему развернуто сегодня до 18-00. При этом он вас об этом не просил. Вы планировали спокойный рутинный день и собирались после обеда ответить на все письма. Но появился шеф, и сказал все бросать и срочно готовить тендер к 18-00. Это нормальная ситуация в работе продажника. Таким образом вам придется выбирать, или качественно готовить тендер, и отвечать на письма завтра, или готовить тендер впопыхах, снижая вероятность его выиграть, но сдержать слово и ответить на все письма сегодня.

Первое правило любого практикующего продажника. Никогда в переговорах не накладывать САМОМУ на себя дополнительную ответственность. 

С уважением.