Тайм менеджмент

Аватар пользователя Руслан

Добрый день, друзья! Поздравляю всех мужчин с прошедшим праздником!

Как говорится, сразу в бой. Я считаю, что единственное, что надо делать постоянно — это совершенствоваться без остановки. И сегодня я хотел бы поговорить о таком понятие, как время. Я прохожу обучение в школе MBA и поражаюсь, что даже самые серьезные ТОПы катастрофически не умеют распределять свое время… Мы всегда кричим о том, что у нас нет свободной минутки и работаем допоздна, а сами просто не умеем управлять своим временем…

Так вот, когда мы начали заниматься своим распорядком дня, многие вылетели в трубу, не зная самых простых и фундаментальных вещей тайм — менеджмента. Конечно чтоб научиться управлять своим временем мы можем перечитать все работы Архангельского, а можно просто следовать нескольким вещам.

Первое, с чего хочу начать — это «Анализ задач по принципу Эйзенхауэра»:

С первого взгляда все очень просто. У нас есть четыре части квадрата, в котором мы можем распределять задачи на день.

 

 

  1. Квадрат «Важно и срочно». В эту часть мы заносим дела, которые очень срочные и горят… Это те самые дела, которые мы должны делать здесь и сейчас. (Будем называть группа А)
  2. Квадрат «Важно». Это дела которые тоже важные, но не очень срочные. В случае, если у нас много дел из первой части квадрата, мы можем временно забить на дела из графы «Важно». Но только до тех пор, пока они не перейдут в главу «Важно и срочно». (Будем называть группа Б)
  3. Группа «Срочно». Т.е. срочно, но не важно. Если вы руководитель — потрясающая группа для делегирования. Или, если вам позвонила жена и просит определиться с местом отдыха или прочими проблемами. Вы понимаете, что это важно, но не срочно… Делегируйте эту задачу полностью ей). (Будем называть группа В) 
  4. «Долгий ящик». Не срочно и не важно. Это та группа дел, которая может уж точно подождать. Самое интересное свойство этой группы, что дела имеют свойства рассасываться сами, без вашего участия. (Будем называть группа Г)

Теперь мы имеем четкое понятие, как классифицировать свои дела. Далее расскажу, как именно пользоваться этой системой.

Вы пришли на работу. Первым делом выпишите весь список дел на день. Можете не по времени… После того, как все задачи у вас на листке, вы начинаете переносить их в ежедневник, расставив им приоритеты. Вначале, как вы сами понимаете, идут задачи группы А, далее по списку.

Не забываем, оставлять время для непредвиденных обстоятельств. Кстати, задач группы А должно быть не более 20% от всех задач на день. Если у вас много задач группы А, то нужно группу А вновь разбить на четыре таких же квадрата.

Главное, если вы руководитель, не стремитесь делать все задачи, разберитесь, какие задачи можно делегировать и будет вам счастье. http://call66.ru/делегирование-полномочий/

 

Можно рассмотреть данную модель на примере:

У вас есть определенный набор задач на день:

  1. Проверить отчеты продаж всех менеджеров — задача группы Б, важно но не срочно
  2. Подготовить еженедельный отчет для вышестоящих руководителей — задача группы А и важно и срочно
  3. Прослушать звонки менеджеров — задача группы Б, важно но не срочно
  4. Отправить закрывающие документы для клиентов — делегировать офис-менеджеру
  5. Общая планерка руководителей проекта в 14:00 — задача группы Б, важно но не срочно. Придет время и вы посетите планерку 
  6. Связаться с клиентом, который хочет отказаться от услуг компании из-за некорректной работы вашего менеджера. — задача группы А и важно и срочно, вопросы бизнеса всегда задача группы А
  7. Разобраться с принтером, который не работает — делегировать офис-менеджеру
  8. Забронировать билет на самолет в командировку  — делегировать офис-менеджеру
  9. Помочь жене выбрать отель, где провести отпуск — задача группы В, делегировать жене.
  10. Поговорить с другом о том, как проводить выходные — Задача группы Г.

Вы выписали все задачи, теперь вы можете составить график рабочего дня: 

9:00 — Начало рабочего дня

9:10 — 10:00 — Подготовить еженедельный отчет для вышестоящих руководителей

10:15 — 11:00 — Решить вопрос с недовольным клиентом.

<Все задачи группы А, должны решаться в первой половине дня>

11:10 — 11:30 — поставить задачи офис-менеджеру по всем трем пунктам.

11:40 — 12:30 — проверить все отчеты менеджеров

12:40 — 13:40 — обед

14:00 — 15:00 — Планерка

15:10 — 16:00 — проверить и прослушать звонки менеджеров

16:10 — 16:40 — проверить выполнение поставленных задач офис-менеджеру

16:50 — 18:00 — спасение мира…

Суть в чем: 

  • вы классифицировали все задачи согласно принципу Эйзенхауэра
  • подготовили рабочий день
  • обязательно зафиксировали момент поставки задач и проверки выполнения
  • в каждом пункте учли временную «подушку»
  • вы молодец! 

Я понимаю, сейчас те, кто работают по 12 часов начнут кричать, что мне бы ваш график, у меня слишком много дел… и т.д. Поймите две вещи. Если вы работаете до 10 вечера, значит вы не эффективны, как специалист. Второе, ваши силы скоро закончатся и вы потеряете работу и здоровье. Понимаю, что жестко, но честно.

Проведите эксперимент. Распишите свой распорядок дня, согласно правилам, НО уложите все до 18:00, используя делегирование, перенос задач и т.д. Потом освободите два часа из своего графика, допустим у вас произошел Форс Мажор. Далее уберите еще два часа, потом еще один… В итоге вы поймете, что если правильно расписать свой день, даже убрав 5 часов, мир не перевернется.

Не забывайте, кроме работы есть семья и куча потрясающих вещей. Планируйте свое время тщательно. Будьте эффективным, но не живите на работе круглосуточно!

P.S. Огромное спасибо в этой статье хочу сказать тренеру Алексею Черкасову. Отлично изложил и расставил по полочкам весь материал, связанный с распорядком дня.

Источник публикации: 
Поделиться:

о таком понятиЕ... МБА это, конечно, круто, как насчет средней школы?

С уважением,
Камушкин Дмитрий.

http://www.dkamushkin.ru

Аватар пользователя ShagiahmetovR
Не в сети

Добрый вечер, Дмитрий! 

Вы вели свой блог? Сами понимаете, что все пишется на эмоциях и быстро... Не всегда есть возможность досконально все проверять. Бывают описки, и это нормально) Надеюсь вы увидели не только это...

Я вот с запятыми не дружу!) Но я буду стараться))

Что бы что то изменить, надо что то изменить...

Acoolaclub

Аватар пользователя ShagiahmetovR
Не в сети

Аналогично) 

Спасибо, что подняли эту тему - тема важная. Говорить об этом можно много. 

Матрица Эйзенхауэра - хорошая вещь, но спорная. На своем опыте убедилась, что долгосрочно использовать такое планирование нельзя - рано или поздно все скатывается к тому, что решаются только важные и срочные задачи, а задачи из группы Г имеют свойство не рассасываться, а становиться горящими и переходить в группу А. То есть мы тушим и тушим пожары и не работаем на развитие. Избы все горят и горят:) 

Да, я зануда. 

Аватар пользователя Ультра
Не в сети

Изба горела и горела,

а конь скакал, скакал, скакал.

Стояли две нерусских бабы

Не зная, что и предпринять.

_______________________________________________________

Мы можем выложить из вагонов с деньгами слово СКРОМНОСТЬ

Аватар пользователя ShagiahmetovR
Не в сети

Здесь я с вами в чем то соглашусь) Г переходят в А, мы их решаем и рождаются новые Г, все циклично в жизни) На самом деле на вкус и цвет... У каждого своя модель и методика. Главное, чтоб она БЫЛА) Все остально - вопрос вкуса.

Аватар пользователя Sergei1
Не в сети

Респект! Это так, условно сказано - проверить и прослушать звонки менеджеров прослушать мои звонки, ЭТО ДЕНЬ! Даже выборочно - день! А если таких психов, как я 2 или 3, что тогда?


Всё покупается - всё продаётся!

Аватар пользователя ShagiahmetovR
Не в сети

Тут стоял вопрос в банальном примере. А так, можно прослушивать выборочно, а лучше делегировать РОПам, а самому делать срезы контроля, допустим, раз в две недели. 

Dwarf (не проверено)

А на фига слушать все? Через 10-20 звонков становиться понятно, что к чему. 

Не в сети

Отличная статья!

Я уверен что 8 часов работы в сутки вполне достаточно что бы за заработать на хлеб с маслом,а те кто задерживается постоянно,просто не умеет расставлять приоритеты.

Про пункт 9 я бы поспорил,но это уже не тема этого сайта)

Аватар пользователя ShagiahmetovR
Не в сети

Спасибо за комментарий. Пункт 9 и правда спорный)) 

Описанную в блоге матрицу хорошо интерпретирует Стивен Кови в своей книги 7 навыков высокоэффективных людей. Зачем изобретать велосипед, может лучше почитать бестселлер? 

У правильного профессионала, раздел "важное и срочное" остается в свободном состоянии, т.к. он ежедневно отрабатывает "важное и не срочное". Если у вас начался пожар, то значит вы по лени или какой другой дурости не отремонтировали во время электро проводку.

Короче читайте Кови и будет вам щастье. 

Аватар пользователя Артём Е
Не в сети

Руслан, хорошая статья!
 

Аватар пользователя ИннаЯ
Не в сети

Вот так все аккуратно. Чисто. Даже вроде как правильно...

Но у меня ассоциация с детской загадкой. А и Б сидели на трубе...А упало, Б пропало, что осталось на трубе.

Меня советы по организации своего времени таким способом ввергают в тоску. Лично я весь день буду ходить по квадратикам и думать, что за чем идет, а не реальные дела делать.

Перед теми, кто так может планировать и соблюдать - книксен. 

Кто придумал - тому доллар. Кто сделал, тому десять. Кто продал, тому сто.

Я испытываю удовольствие от того когда вижу свой виртуальный, абстрактный квадрат Важное и Срочное постоянно пустым. Для этого я  однажды прочитав Кови стал постоянно и ежедневно  отслеживать и делать задачи типа Важное и не срочное. Сначала я это делал механически, а затем это стало моей натурой и доставляет удовольствие. Всем рекомендую.

Сейчас одно из важных и не срочных дел: подобрать подарки любимой супруге и дочери на 8 марта. Ну что ж - они уже с НГ исподтишка опрошены, список потенциальных подарков составлен. Осталось только приобрести и обеспечить своевременную передачу подарков.

Другая такая задача из разряда Важное и не срочное, которую я решаю в рамках курируемого проекта, организация на арендуемом складе нового освещения.  Это оказалось далеко не тривиальной задачей, и потребовало достаточно продвинутых компетенций как в техническом, так и юридическом плане. 

В рамках вышеобозначенного проекта передом ной стоит еще несколько сложных и важных не срочных пока задач, есть также неважные срочные, и даже неважные не срочные. Нужно подстрагать карандаш, который затупился, но это дело пока подождет.

Главное так организовать работу, что бы в итоге укладываться в 8 часов рабочего времени, а лучше делать так, что бы последний час уходил бы на решение личных или каких них нибудь творческих задач.

Сегодня этот последний час я употребил, прочитав небольшую лекцию, минисеминар в своей команде, с иллюстрациями  на штатной доске. К этому меня сподвигла данная спорная статья. И с завтрашнего дня мы при постановке задач будем использовать эти термины. Такой элемент менеджмента, только поможет достижению видения по продвигаемому проекту. 

Аватар пользователя Sergei1
Не в сети

Респект! Сегодня этот последний час я употребил, прочитав небольшую лекцию, минисеминар в своей команде, А дочитывали когда большая часть команды уже повесилась? 


Всё покупается - всё продаётся!

Не, когда я уходил, только только начали привязывать веревки на потолке. В понедельник посмотрим кто остался в живых.

Спасибо, было интересно. Как-то по другому взглянул на ситуацию