Бакшт Константин

1 Планы продаж

Составляются по компании и по коммерческому отделу (отделу продаж). Рекомендуется планирование сразу на три периода – на месяц, квартал и год. Планы составляются в трех вариантах: MIN-НОРМА-MAX. Первые планы продаж делаются в момент запуска отдела продаж.
Цель работы системы продаж – стабильное выполнение плана продаж. И увеличение продаж в соответствии с утвержденным годовым планом. Нет планов – нет системы продаж!

2 «Внутренние» прайс-листы на товары услуги компании

Во «внутреннем» прайс-листе описывается, какие скидки ваши бойцы могут давать клиентам. В каких случаях. И какие дополнительные условия могут предлагать. Также указываются условия поставки и другие специальные условия продажи. Называется «внутренним» потому, что ни при каких обстоятельствах не должен попадать на глаза клиенту. Делается одновременно с обычными прайс-листами. Если ваши бойцы не могут давать скидок и специальных условий нет – «внутренний» прайс-лист не нужен.

3 Система мотивации и оплаты труда менеджеров по продажам

Самый важный документ для управления вашими бойцами. В большинстве компаний менеджеры по продажам находятся на особом положении. Свободный график работы и нахождение вне офиса большую часть дня – неотъемлемая часть их профессии.
Поэтому они не обращают внимания на должностные инструкции. Они могут подчиняться вашему личному воздействию. Но только когда вы рядом. А значит, редко. Единственное, чему они подчиняются, – это Приказ по оплате труда. Ему они подчиняются каждый день, каждый час, с утра и до вечера. При этом им не важны ваши соображения, которые вы намеревались отразить в Приказе, когда его писали. Им важно, что написано в Приказе на самом деле, т.е. как считается зарплата. Часто бывает, что в Приказе записано прямо противоположное тому, чего хотели руководители, которые его разработали.
Вот самый простой способ проверить, есть ли в вашей компании система продаж:
• Есть ли у вас Приказ по оплате труда, в котором выплаты вашим бойцам завязаны на результаты их продаж?
• Установлен ли личный план продаж для каждого бойца? Зависит ли размер выплат бойцу с каждого контракта (ставка процента) от выполнения или невыполнения бойцом личного плана продаж?
• Установлен ли план продаж по отделу/компании? Зависит ли размер выплат бойцу с каждого контракта (ставка процента) от выполнения или невыполнения плана продаж по отделу/компании?
Если вы ответили «нет» на какой-то из этих вопросов, вы не влияете на объем продаж ваших бойцов. И не можете гарантировать, что необходимый уровень продаж будет достигнут. А значит, системы продаж у вас нет.
Приказ по оплате труда разрабатывается при запуске отдела продаж. После чего постоянно корректируется. Например, при изменении планов продаж. Или ваши бойцы находят очередную дыру в Приказе. И ее нужно закрыть. Нельзя разработать и навсегда утвердить совершенный Приказ по оплате труда. Приказ по оплате труда – живой, развивающийся организм. Как и ваша система продаж.

4 Описание вакансии менеджера по продажам

Делается в полном и сокращенном виде. Короткий текст используется для объявления о вакансии. В полном варианте дается развернутое описание вакансии:
• Анонс вашей компании.
• Что за работа предлагается, в чем ее специфика.
• Кто ваши клиенты и как нужно будет вести с ними переговоры.
• Какие товары и услуги предлагает ваша компания и зачем они нужны клиенту.
• Какие вы предъявляете пожелания и требования к тем, кто хочет устроиться к вам на работу.
• Что привлекательного в этой работе для ваших сотрудников.
• Что эта работа может дать самому сотруднику.
• Что нужно сделать, чтобы попасть на работу в вашу компанию.
Полный вариант вакансии вы будете отдавать для изучения тем, кто придет к вам на конкурс. Оба варианта в первый раз делаются за месяц до запуска отдела продаж.

5 Регламент и стандарт работы отдела продаж

В процессе развития отдела формируются стандарты и правила работы сотрудников. В определенный момент появляется необходимость зафиксировать их на бумаге. Обычно это происходит на продвинутых стадиях развития отдела продаж.

6 Личные планы менеджеров по продажам

Планы работ ваших бойцов на следующий месяц. Бойцы самостоятельно разрабатывают план действий – как они в ближайшем месяце планируют выполнить личный план продаж. И что им необходимо для этого предпринять. Разрабатываются ежемесячно, в начале месяца. Обсуждаются и утверждаются с непосредственным руководителем продаж. Такие планы начинают использоваться на продвинутых стадиях развития отделов продаж.

7 Личные рабочие журналы менеджеров по продажам

Список клиентов, с которыми работает данный боец. Заполняется по установленной форме. Содержит всю контактную информацию на клиентов и описание сделанных им предложений. Также содержит информацию о том, когда и какое следующее действие необходимо предпринять с данным клиентом. Использование рабочих журналов начинается в 1-3 неделю работы отдела продаж.

8 Прогнозы продаж на три ближайших месяца

Информация о том, какие наметки по сделкам имеются на ближайших три месяца. Личные прогнозы продаж ведутся каждым бойцом и сдаются руководству еженедельно.
На основе личных прогнозов продаж составляются сводные прогнозы по отделам и по компании. Интересно отслеживать прогнозы продаж в динамике – что изменилось за последнюю неделю. Также интересно сравнивать прогнозы с планами продаж. Именно благодаря прогнозам продаж вы можете гарантировать доходы компании на ближайшие несколько месяцев. Вы можете начинать делать прогнозы продаж, как только появятся первые продажи.

9 Сводная база клиентов в электронном виде (в Excel или CRM-система)

Необходима для сводного контроля за базой клиентов. Дублирует контакты на клиентов из рабочих журналов. Закрепляет клиентов за бойцами, ведущими с ними переговоры. Используется для того, чтобы предотвратить пересечения на клиентах. То есть ситуацию, когда один боец начинает работать с клиентом, с которым уже работает другой ваш боец. Такие ситуации приводят к потере репутации компании. И к снижению объемов продаж. Сводная база клиентов начинает использоваться в первые недели работы отделов продаж.

10 Система сбора и анализа статистики входящего потока обращений клиентов

Реклама не может обеспечить вам продажи – только обращения клиентов. Если вы не ведете анализ эффективности рекламы в плане обращения клиентов, значит, вы тратите деньги на рекламу зря. Формы «Статистики обращений» кладутся рядом с каждым телефоном, по которым могут поступать входящие звонки клиентов. Необходимо проинструктировать сотрудников, как заполнять эти формы. И постоянно контролировать, что статистика обращений действительно заполняется. Формы должны заполняться не только бойцами отдела продаж, но и всеми другими сотрудниками компании, принимающими входящие обращения клиентов.
Еженедельно все формы заменяются на новые, незаполненные. По заполненным формам готовится сводная статистика анализа эффективности рекламы. По результатам анализа делаются доклады на еженедельных совещаниях. Анализ эффективности рекламы должен вестись с момента запуска рекламы и PR вашей компании.

11Система сбора и анализа статистики коммерческой работы с клиентами

Использование этой формы подробно описано в разделе «Управление боевой командой продаж». Форма используется с момента начала работы отдела продаж.

12 Отчет по результатам работы отдела продаж

Сводный отчет по финансовым результатам работы ваших бойцов. Обычно делается в Excel. Содержит расчет вознаграждения, заработанного бойцами от сделанных ими продаж. Используется для контроля результатов работы сотрудников и начисления заработной платы.
Информация этого отчета выверяется еженедельно, перед отчетно-плановым совещанием отдела продаж. Именно по этому отчету делается доклад: кто сегодня передовики производства и сколько они уже заработали. Отчет используется с самого начала работы отдела.

Продолжение следует…