Бобцова Мария

Согласитесь, во многих организациях отдел продаж  жалуется на то, что он перегружен, что не хватает времени на активные продажи из-за большого количества входящих звонков. В этом случае, каждый руководитель, наверное, начинает думать, что раз звонков так много, то не все потенциальные клиенты могут дозвониться до отдела продаж, что нет свободных телефонов. Значит, компания теряет входящие заявки, то есть теряет клиентов, деньги. Многие руководители в этой ситуации задумываются о том, что необходимо добавить новые телефонные линии, новых менеджеров, но это все - затраты, и при том, не малые.

Разумеется, если эти линии и люди будут приносить прибыль, то затраты окажутся оправданными, а если нет? Если Вы введете новые линии, наймете дополнительных сотрудников, и они будут попросту простаивать?

В данной статье мы рассмотрим один из вариантов, как оценить ситуацию в компании с помощью систем записи телефонных переговоров и как же принять верное решение.

Действительно, с помощью записи телефонных переговоров возможно довольно быстро и объективно определить, насколько загружены телефонные линии, и стоит ли тратиться на новые. Они могут позволить комплексно оценить статистику  телефонных переговоров, а именно: сколько входящих звонков поступает в компанию (количество звонков и время разговоров), сколько исходящих звонков было совершено (количество звонков и время разговоров), и насколько активен менеджер компании, согласитесь, это важные показатели.

Для более детального понимания ситуации важно понять, какую часть из совокупного времени телефонных разговоров менеджер уделяет своим прямым обязанностям (например, активным звонкам, прямым продажам), а какую – звонит в различные отделы самой компании для разного рода согласований и уточнений, или же вовсе не звонит никому. Так можно оценить, насколько эффективно менеджер тратит рабочее время, и насколько хорошо оптимизирован процесс продаж в компании (например, если менеджеру постоянно необходимо что-то уточнять у других служб, то, возможно, следует работать в направлении стандартизации продаж, и тогда менеджеры смогут продавать больше). Или другой пример: у отдела продаж установлено фиксированное время обеденного перерыва, поэтому в это время клиенты не могут дозвониться до менеджеров. Такая проблема, казалось бы, лежит на поверхности, но вот выявить ее зачастую очень трудно.

Важная задача руководителя при этом понять, с кем и как долго разговаривают сотрудники, и принять меры по оптимизации внутренних взаимодействий и оптимизации рабочего времени. Таким образом, благодаря расширенным возможностям сбора и анализа статистических данных, надежным помощником в подобной проблеме для многих руководителей, на мой взгляд, будет именно система записи телефонных переговоров.